香港公司的秘書可以是自然人，也可以是法人團體。如屬個人，該人必須壹直在香港居住；如果是法人團體，必須在香港有註冊地址或營業地點。上市公司對秘書的要求很嚴格。上市公司的秘書必須是個人，而非非法人團體，必須是英國特許秘書及行政人員學會香港分會的會員、律師、大律師或專業會計師，並須獲聯交所承認具備足夠的學術及專業資格，以履行其職責。
根據香港法例，公司秘書的職位可以由壹名董事兼任，即有雙重角色。但是，如果公司只有壹名董事，則該董事不能兼任公司秘書。當文件應由董事和秘書共同簽署時，具有董事和秘書雙重角色的人只能以秘書的身份簽署。