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檔案管理工作的意義

問題壹:淺談如何做好檔案管理工作 檔案管理工作是單位管理工作的壹部分,是提高單位工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的壹項重要工作。科學規範的管理檔案,是衡量壹個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果,對研究本單位的業績和科學發展提供了第壹手資料,是進行科學分析,揚長避短,制定發展方向的好教材。 檔案管理工作做好了,壹方面為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況,適時調整策略提供準確依據,為決策提供支持性證據;另壹方面有利於社會各方可以肯定成績,與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映本單位形象和整體發展狀況。因此,做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升本行業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。 檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代化管理的現狀,吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,指導我國的檔案管理工作,達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。 檔案管理工作的重要性進壹步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,認為檔案管理工作可有可無。再加上壹些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂於奉獻的工作精神,又沒有積累紮實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象,工作責任心不強,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利於形成管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍,整個單位的檔案意識進壹步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙,在整個事業發展進程中有邊緣化危險。 隨著數字化、網絡化的不斷深入,檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展,歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式,並且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基於手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是壹個整體過程、檔案整體運動過程由於檔案價值形態的變化可劃分為若幹個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎,檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前後銜接和相互影響,為實現檔案壹體化管理、為前端控制提供了理論依據。 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前,壹般檔案管理都是采用壹臺微機壹套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落後,給檔案工作帶來消極後果,主要是落後的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落後的主要原因有兩點:壹是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是壹些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備,但由於檔案管理人員操作不熟練,導致先進設備沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網絡,但檔案並沒......>>

問題二:檔案管理的性質作用 檔案管理就其基本性質和主要作用來說,是壹項管理性的工作,服務性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富,檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用,它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的壹種專業,所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的,而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務,是檔案管理工作區別於其他工作的特點之壹。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動,但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要,仍具有服務性。在社會歷史的各個階段,檔案管理工作都必然為壹定的經濟、政治、文化服務,否則就不會存在,也難以發展。在階級社會中,檔案管理工作體現壹定的階級關系和階級利益,為壹定的統治階級所掌握,為壹定階級的經濟、政治和文化服務,這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由於檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益,所以中外任何國家對檔案管理都有壹定的保密要求,壹部分檔案不對外開放,而多數檔案則要在規定期滿後才開放。這種機要性也是檔案管理工作的壹種性質。進行檔案管理工作,要遵循集中統壹管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便於利用的原則。集中統壹指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,並制定統壹的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義:壹是從數量上要保證檔案齊全,不致殘缺短少;壹是從質量上要保持檔案的有機聯系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義:壹是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;壹是保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。便於利用是全部檔案管理活動的最終目的,也是檢驗檔案管理工作的壹個標準。檔案是歷史的見證,都反映壹定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之壹。檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之壹,在構成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。

問題三:檔案管理的意義 Tips 1: 人才服務機構是什麽性質的機構?在編制上,它屬於事業單位,在運行上,則實行企業化管理。但實際上,它履行著部分行政職能,提供的“服務”具有明顯的行政屬性。這種“半官半商”、“亦官亦商”,在“官”與“商”之中左右逢源,模棱兩可。不少地方人才中心的負責人堅持:“補齊代管費用及相關手續後,再提供人事服務”。Tips 2: 檔案的轉遞是有規定程序的,在離開學校之前最好弄清楚妳的檔案在什麽時間被轉到哪個地方去了。在現階段,主管學生分配的單位沒有統壹,有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等,而且檔案轉進轉出比較麻煩,最好壹步到位。

問題四:公司檔案管理的重要性是什麽呀 ? 檔案管理在企業管理上的重要性論述:

檔案作為壹種信息資源,作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和壹項基礎性工作,同時作為與企業同步發展的無形資產,在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規範化、科學化的檔案管理,是企業必須做好的壹項基礎性工作,在企業發展的同時檔案工作不被削弱,建立壹套適應本公司業務特點、體現公司規範化、科學管理水平的檔案體系,使得檔案工作的發展不置後於企業發展速度,它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件,對規避和抵禦各種風險起到壹定的必備作用。傳統的企業文件檔案管理模式,是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容,以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要,而且也十分可行。然而,伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用,企業對其所需信息的控制,已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式,信息管理的要求和具體實施,已經滲透到企業活動的方方面面。■ 由於大部分企業在其自身的信息自動化建設中壹般采取的是由局部到總體的工作線路,普遍缺少總體規劃,所以往往容易導致各個管理系統之間標準不壹,接口不順,連動不靈,傳遞不暢;同時,不少企業在開展信息自動化建設過程中,過分依賴自動化管理的技術系統,缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解,經常導致自動化管理體系與手工管理並行,甚至相互掣肘的尷尬局面。上述情形,常常使企業的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處於各行其是,互不溝通的狀態,很容易導致管理混亂,重復投入,工作成本無意義提高等問題的出現。現代新興的檔案管理理念是以比較規範的企業文檔管理為基礎,通過積極有效的數據清理、信息管理規範建設,信息流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作,借助於信息自動化管理平臺,實現企業的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監控功能,提高信息利用的效率,將企業信息管理的事後模式,改造為企業信息資源培植與管理的即時模式,充分實現企業信息在企業活動中應有的支持作用。

問題五:工程資料管理的意義 在建築工程中,工程資料是建設施工中的壹項重要組成部分,是工程建設及竣工驗收的必備條件,也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。建設部與各省市建設部門對工程資料管理工作都非常重視,多次強調要做好工程資料工作,明確指出:任何壹項工程如果工程資料不符合標準規定,則判定該項工程不合格,對工程質量具有否決權。隨著建築業的發展迅速,建築市場的不斷規範,註重工程建設的管理尤為重要。

隨著社會的發展,國家對基礎設施的投入大大加強,對建築工程的質量,進度等各方面要求的

更加嚴格,也更加規範。由於工程項目壹般都具有隱蔽性的,所以對於工程質量的檢查以及規範,就要通過資料來體現,壹個工程項目資料的完整與質量的好壞,直接影響到這個工程項目的好壞,所以工程資料的管理是壹個非常重要的組成環節。建築工程資料是記載建築工程施工活動全過程的壹項重要內容,它是城建檔案的重要組成部分,也是工程竣工交付使用的必備文件,又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。建築資料管理工作直接反映了壹個建築施工企業的管理水平。建設部要求建立並管好城市基礎設施建設檔案,進壹步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識,並明確指出:任何壹個工程,如果技術資料不符合有關標準規定,則判定該工程不合格,對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。

問題六:檔案收集工作的內容和意義? 壹、檔案收集工作的內容

檔案收集工作,就是按照黨和國家的規定,通過例行的接收制度和專門的征集辦法,把分散在各機關、個人手中或散失在其他地方的檔案,分別集中到各有關機關檔案室或各級各類檔案館,實行集中統壹管理

檔案收集工作的內容主要有三個方面

(壹)機關檔案室對本單位需要歸檔文件的接收和征集工作。

〔二)檔案館對現行機關和撒悄機關具有長久保存價值檔案的接收工作。

(三)檔案館時分散在社會上的各個歷史時期形成的檔案的接收

和征集工作

二、檔案收集工作的意義

檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的壹個環節.做好收集

工作有著十分重要的意義。

(壹〕收集工作是檔案工作的起點

收集工作是檔案工作其他環節的重要基礎,沒有起點其他環節就不復存在。檔案工作的對象是檔案,如果沒有檔案也就不會有檔案工作。檔案收集的齊全與否,直接影響檔案工作其他環節,尤其是直接影響到社會各方面對檔案的有效利用。

(二)收集工作是檔案館(室)貫徹集中統壹、分級管理原則的重要措施

檔案是黨和國家的寶貴財富,對國家規定應該歸檔的各種門類和載體的檔案,各單位不得分散保存,任何個人更不能據為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作,才能把檔案集中到各機關檔案室和各級各類檔案館,形成統壹的檔案信息保管基地,實行集中統壹、分級分專業科學管理

(三)收集工作是決定檔案工作存在和發展的重要條件

檔案數量的多少決定檔案工作規模的大小,檔案的質量高低決定檔案工作的水平高低。檔案館(室)所管理的檔案是靠收集工作取得的,只有收集工作搞好了,才能有效地開展整理、鑒定、保管、編研等工作,檔案工作才能存在並得到發展。

(四)收集工作是衡量檔案館(室)工作質量的重要標尺

收集工作是檔案館(室)取得檔案的手段,收集工作的效果決定檔案館 問題七:檔案室的作用 主要表現在兩個方面:壹方面,檔案室是機關內具有參謀和咨詢作用的部門,它是機關工作的助手,為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持。另壹方面,檔案室是全國檔案工作的基礎。機關檔案室是國家檔案不斷補充的源泉,國家檔案的完整程度和連續積累,首先決定於檔案室;在全國檔案工作的組織體系中,檔案室是檔案形成後首先提供利用,並且大量發揮現實作用的陣地;檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構,它為檔案館工作創造條件。

問題八:如何加強檔案管理工作 在對檔案管理工作的認識上很多人存在壹個誤區,那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實,檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代企業管理的現狀,吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,指導我國的檔案管理工作,達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法,對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發現:與傳統檔案管理工作模式相比,電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。經過認真、細致的分析,得出如下結論:科學規範的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創檔案管理工作的新局面。科學規範的檔案管理可以不斷地提升壹個企業的管理水平,做好檔案的開發和利用工作,不但可以實現檔案管理工作的自身價值,而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

科學規範的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創檔案管理工作的新局面,很多人在認識上存在壹個誤區,那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實,檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作,就必須立足於我國現代企業管理的現狀,吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,逐步完善檔案管理工作,培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規範化和法制化的道路。

壹、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作壹個企業健康發展的需要,檔案管理工作是企業管理工作的壹部分,是提高企業工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的壹項重要工作。科學規範的管理檔案,是衡量壹個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果,對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第壹手資料

,是進行科學分析,揚長避短,制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了,壹方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況,適時調整經營策略提供準確依據,為經營決策提供支持性證據;另壹方面有利於社會各方準確認定企業經營成果,為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式,決定著企業的商業版圖和未來發展,對於實現該企業經營戰略,不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

二、檔案管理工作的邊緣化危險

隨著計算機技術的飛速發展,檔案管理工作的重要性進壹步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,認為檔案管理工作可有可無。再加上壹些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂於奉獻的工作精神,又沒有積累紮實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象,工作責任心不強,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利於形成企業管理......>>

問題九:檔案的作用 10分 概括地講,檔案的作用有兩個方面,壹是憑證作用;二是參考作用。

對於壹個具體單位或個人,檔案的作用體現在以下方面:

1、檔案是壹個單位或個人歷史的真實、全面的反映。

2、檔案是壹個單位或個人維護自身權益的重要工具。

3、檔案是壹個單位規範管理的基礎。

4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。

5、檔案是開展單位文化建設的重要素材,特別是對於企業建立企業文化有不可替代的作用。

6、檔案是壹個單位或個人建立信用,在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系,獲得發展最有力的工具。

最後,檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶,傳承文明的重要載體,是“今世可以知古,後世可以知今”的重要素材。

人事檔案是壹個人經歷的記載,也是人才交流中心為個人提供相關人事服務的依據。從表面上看,它僅僅

是壹個壹尺見方的牛皮紙袋,加上袋子裏的材料,才不過壹斤來重。盡管隨著社會的發展,檔案在壹些人

眼中作用弱化了,但弱化並不意味著它是可以隨便丟棄的‘身外之物’,人事檔案的作用仍不可取代,如

果沒有檔案,壹些權益就無從得到保障!因此從某種意義上說,它甚至可以決定壹個人的命運。

檔案對個人的作用:

現階段,在檔案的憑證、參考等諸多作用中,普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由於檔案具有其真

實性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用,所以它有極強的法律效益。它不僅為領導

決策、教學、科研和管理等工作服務,同時也為您的切身利益服務,幫您解決沒有檔案就無法解決的問題

。對於個人來說,無論是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整、勞動保險,還是入黨團以及離退休

手續的辦理、各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

按照有關規定,在各級 *** 人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員,人才中心將保障其合

法權益和應有的社會、政治待遇,如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升、轉正定級

、職稱評定、出國(境)政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為

依據的各種法律證明等等。

如果流動人員違反規定把人事檔案放到其他部門或機構,各級人事部門將不承認其原有身份,必然損害其

自身利益,使其應享受的上述待遇得不到應有保障。譬如在失業後將無法領取失業救濟金;譬如,沒有檔

案辦理社會保險也成問題;譬如單位派妳出國公幹,沒有人事檔案,就無法進行出國政審;譬如結婚、生

孩子時,沒有檔案開不成相關證明。

例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、

姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在早報技術職稱時,檔案可以提供所需材料,如申報人目

前擁有的職稱資格文件、您獲得的優秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所

起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料。

可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史,同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添

入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的壹生並發揮著重要的作用。

向女士是某事業單位的人事部主任,她認為,人事檔案在我國當今社會還是有其存在的理由的。“對於壹

些私企員工來講,檔案變得可有可無,但另外壹些行業的從業人員還需要檔案的管理和約束,比如律師、

醫生等,他們很看重檔案,因為這些行業沒有檔案不準進入。既然有此規定,說明這些行業有其特殊性,

人事檔案制度也是規範這些從業人員相對有效的措施之壹。”同時,向女......>>