檔案整理究竟是誰的職責

”那麽整理檔案的工作究竟由文書處理部門來做還是由機關檔案室來做呢？而1987年出臺1996年修訂的《中華人民***和國檔案法》第八條又規定各級各類檔案館“負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管範圍內的檔案。”也就是說，整理檔案是各級各類檔案館職責之壹。呢？文書處理部門、機關檔案室還是各級各類檔案館？淺草：檔案整理是檔案館(室)對收集來的檔案分門別類組成有序體系的壹項業務，是檔案管理中的壹項基礎工作。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工。對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由於遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整。y3h3h31358：這個問題，在理論上說的與在實際中做的，都不太壹樣。王旭：《檔案法》中的規定不是理論問題，法律規定是須貫徹執行的。longzhengyi：舉個例子，規劃局檔案中心有著這樣幾個職責：（1）定期接收房地產開發商的項目歸檔文件；（2）監督指導下級規劃部門的檔案工作；（3）保管本部門的相關檔案。對於房地產開發商上交的項目文檔，開發商負責整理，檔案中心負責審查是否齊全，是否規範，若不規範，則可以打回去讓開發商重新整理；對於下級規劃部門檔案工作，檔案中心負責指導和檢查其檔案的收集、整理和保管等工作的進行情況；對於規劃局的檔案工作，檔案中心負責收集、整理和保管規劃局在日常活動中產生的各種文檔材料。因此，文檔中心是有整理檔案的職責的，同時開發商和下級檔案部門也是有整理檔案的職責的，只是整理的檔案是不同的。伍振華：檔案館（室）的“檔案整理”與非檔案機構（如文秘或業務部門或工作人員）的“檔案整理”是完全相同的壹回事嗎（如實際整理內容、範圍、要求等）？換言之，是否存在著這樣壹種事實或可能：檔案機構與非檔案機構在不盡相同層面或意義都存在“檔案整理”的問題。王旭：讓各業務機關整理檔案在現實中就有現成版的，比如會計檔案，檔案館整理會計憑證嗎？隨著各業務領域的專業化程度的提高，緊隨其後的檔案業務有了明顯改觀，而檔案館並不參與整理這個業務之中，檔案館應該把精力集中在“需求”主導下的利用研究上來，人家怎麽整理不關妳的事，妳只要懂得利用這種整理狀況中的檔案就行了。maoyue：文書部門的整理只能是初步整理，檔案部門的整理應是系統整理。檔案整理就是使是檔案有序化的過程，也是檔案業務環節，其重要性不言而喻。檔案部門不整理檔案，而將檔案質量寄托在其他部門身上，能有很好的效果嗎？上世紀50年代，我國學蘇聯改行文書處理部門立卷，當時反對的有壹句名言：“檔案室立卷是天經地義的”。王旭：我認為檔案部門對文書部門進行的指導工作，就是指導文書部門整理檔案，這種指導當然是檔案業務工作，但這個不是說檔案部門要承擔整理檔案的任務啊。王旭：從目前《檔案法》的意思來看，檔案部門就得整理檔案，文書部門沒必要做整理檔案這項工作，因此檔案部門無“法”指導文書部門整理檔案。maoyue：檔案部門整理檔案，主要是針對機關單位檔案部門而言的。檔案館的檔案主要是正常接收來的，是整理好了的。劉子芳：“檔案整理究竟是誰的責任”這個問題，我是這麽理解的：按照《檔案法》的規定，檔案的整理應該是機關檔案室、各級檔案館的責任，這是法定的任務和職責。但是，這裏的“檔案整理”，並不是指文件的歸檔整理。是指接收、征集檔案全宗的區分、案卷的排列、編號、上架、編目、裝盒等工作。而文件的歸檔整理，應當是機關文書部門的事情，關於這壹點，《中國***產黨機關公文處理條例》第十章、《國家行政機關公文處理辦法》第七章已有明確的規定。《檔案法》中規定機關檔案機構或者檔案工作人員負責保管本單位的檔案，並對所屬機構的檔案工作實行監督和指導，其中就包括對文件歸檔整理的監督和指導，依據是《檔案法實施辦法》第九條第二款的規定。由此來看，《檔案法》的有關規定並沒有錯，也不存在相互矛盾。周小麗：同意劉子芳的觀點，具體的整理工作還得由各單位檔案室負責，至於檔案館的“整理”除了接收以後的後期排號上架等工作外，還包括對壹些不規範的案卷進行整理。但整理工作的主要責任人是各有關單位，而不是檔案館，要不還設檔案室何用？檔案館的工作重心不應該在整理檔案上秋葦：檔案室和檔案館整理工作的內容不壹樣，但也有壹樣的地方，比如對征集來的檔案，要從頭到尾壹個程序不少去整理，最後入庫上架。王旭：由整理職責的討論衍生出整理工作的內容，那也就是說檔案室在整理檔案、檔案館同樣在整理檔案，有的時候壹步到位了，有的時候還要繼續，沒壹步到位的也不是沒履行職責，只是能力有限而已，秋葦：市級館是每隔20年移交壹次檔案，縣級館是每隔10年移交壹次檔案；在移交檔案之前，檔案館都要制定移交接收計劃，制定嚴格的移交接收檔案標準，並在接收檔案時嚴格檢查，不符合要求的會要求拿回去繼續完善。因而沒整理好的檔案不可能移交進館，也不便於機關檔案室提供利用。再者，即使整理好的檔案進館之後也不可能原封不動搬進檔案館，在機關檔案室排列有序的檔案進館入庫以後，不進行必要的整理，將會如泥牛入海了無蹤影。檔案館對接收進館的檔案的整理是必須的，是建立有序的檢索查詢系統的需要，是日後提供利用和管理館藏檔案的需要。因此，給這些新進館的檔案按單位設立壹個全宗號，在案卷目錄上加館編號（2000年前按卷整理，案卷目錄格式上設置有“館編號、室編號”，2000年後立卷改革後的檔案還沒到進館期限）），裝訂好案卷目錄，入庫上架，使其有壹個固定的庫藏位置，並建立好全宗卷，完成整理工作。王旭：由此看出，整理工作的重心是檔案室，檔案館加編館號，建立索引系統也進行了壹定的整理，檔案室、檔案館都有整理檔案的職責，只是操作方式的差異。huangking：這個整理猶如加工壹樣，對不同層次分為初次加工，再加工，深加工等。企業文書部門按照檔案室給的要求予以整理，檔案室再可以綜合整理，如跨部門材料的整合之類的，檔案館再整合檔案室移交的檔案。整合之外，當然還有鑒定，修整等後續工作。王旭：文書部門整理檔案、檔案室在整理檔案、檔案館在整理檔案，“初次加工，再加工，深加工”這個比喻形象的很，意思就是說整理檔案的職責最起碼涉及到了三個部門，大家都在做，大家都可以踢皮球。ｍａｏｙｕｅ:我國檔案界似乎不承認文書部門整理的對象是檔案，認為文書部門整理屬於文書工作的內容。秋葦：檔案整理既是文書處理部門的責任、也是檔案室的責任、還是檔案館的責任。為了達到利用和科學管理的目的，為了豐富館藏，使檔案規範有序，就必需進壹步對檔案進行整理加工。王旭：maoyue老師這句話說明檔案部門壹定要整理檔案，不然文書部門會質疑妳的職責未履行。1983年頒發的《機關檔案工作條例》第十四條規定：“壹個機關在工作活動中形成的全部檔案，應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照壹定的要求進行分類、加工整理和保管。”guodongsheng：？是檔案形成者的責任，是檔案室的責任，是檔案館的責任。檔案是檔案形成者工作、學習、生活的附屬，也是其第壹利用者，及時的整理便於其自身利用，其熟悉文件形成情況整理起來更順手。因此，我國檔案法律規範明確機關單位文書處理部門、業務處理部門負責其形成檔案的整理。檔案室負責檔案的接受與進壹步整理。進壹步整理，如檔案室編檔案號。同時檔案室也是要承擔接受未立卷、未整理文件材料的工作責任的。盡管文書處理部門、業務處理部門負責其形成檔案的整理，但除其範圍以外還是會有零散文件可能產生的。它們的整理都是檔案室的責任。國家綜合檔案館存在零散文件材料更是非常普遍的事。各國家綜合檔案館是不可能不接收零散文件的，特別是現在，機關單位撤銷，企業破產，在已經找不到整理責任單位、責任人的情況下，檔案館就應無條件的對其進行接收整理。zhz：？我的回答很簡單，那就是檔案管理人員的職責。我認為，凡肩負檔案管理任務的人員都有整理檔案的職責，因為這是科學管理檔案、發揮檔案作用不可或缺的環節或曰內容。負有檔案管理任務的人員可分為兩大群體，壹是機關團體、企事業單位的檔案管理人員，可統稱為基層檔案室人員。二是各級檔案館的工作人員。這兩大群體對檔案整理都有不可推卸的責任。從檔案整理的內涵與外延上看，檔案室人員與檔案館人員在整理檔案這個問題上既有同壹又有區別，所謂同壹，即遵循的基本原則、要求、方法是壹致的（檔案整理的原則、要求、方法略），所謂區別，即整理檔案的範圍、內容等有所不同。以2000年前手工立卷方式的文書檔案為例：從整理範圍看，機關檔案室人員只負責整理本單位應歸檔的文件。從整理內容（程序）看，機關檔案室人員對各部門交來或平時歸檔的文件，壹般是按照分級別、劃分保管期限、分類（按問題或按機構）、按六個特征組卷、擬寫案卷標題、案卷排序（編卷號）、卷內文件排序與編頁號、去金屬物、編卷內目錄、填寫案卷封面與備考表、裝訂案卷、編案卷目錄、上賬入庫等程序進行的。檔案館對檔案的整理，從整理範圍看，是對轄區內各單位應進館檔案的整理。從整理內容（程序）看，主要是進行系統化編排，就河南市縣檔案館而言，壹般是按照《河南省各級綜合檔案館業務管理規範》的要求進行的（恕不贅言），當然對於個別單位隨後補交的零散文件或征集來的零散文件也要視具體情況予以插卷或重新組卷。guodongsheng：非常贊成zhz的見解。無論檔案館室，都不得以現有檔案規範為借口推脫自己與生俱來的檔案整理責任。檔案整理是檔案人的天職。追夢人：檔案整理是我們檔案工作者本質工作，是我們的職責所在。同時這也需要人與人之間、各個部門與部門之間的相互配合，互相的溝通與學習，才能更好的做好檔案整理工作。