原始憑證又稱憑證,是在經濟業務發生或者完成時取得或者填制的書面憑證,用以記錄或者證明經濟業務的發生或者完成。它不僅可以用來記錄經濟業務的發生或完成,還可以用來明確經濟責任。它是會計工作的原始數據和重要依據,是會計資料中最具法律效力的憑證。各種不能證明經濟業務發生或完成的單據,如工單編號、購銷合同、采購申請單等,不能作為原始憑證,作為記賬依據。
1,根據不同來源分類:
(1)對外原始憑證是指與外單位發生經濟業務時,從外單位取得的憑證。如發票、飛機和火車票、銀行回單和付款通知、企業采購物資時從供應商處取得的發票等。
(2)自制原始憑證是指本單位內部經辦部門或人員在經濟業務事項發生或完成時填制的憑證。如材料收據、領料單、開工單、成本計算單、發料單等。
2.按填制程序和內容不同分類:自制原始憑證按填制程序和內容不同可分為壹次性憑證、累計憑證和匯總原始憑證。
(1)壹次性憑證:壹次性憑證是指只反映壹項經濟業務或同時記錄幾項性質相同的經濟業務的原始憑證,其填制手續壹次性完成。比如國外各種原始憑證都是壹次性憑證;企業有關部門的“領料單”和“借款單”。外購材料的“收據”和根據賬簿、經濟業務需要編制的會計憑證,如“材料費用分配表”等,均為壹次性憑證。
(2)累計憑證:累計憑證是指在壹定期間內(壹般以1月為限)連續發生的同類經濟業務的自制原始憑證,其填制程序隨經濟業務事項的發生分階段進行。例如,定額領料單是壹個累計憑證。
(3)匯總憑證:匯總原始憑證是指根據反映壹定時期內同壹經濟業務的多張原始憑證編制的自制原始憑證,以集中反映某項經濟業務的發生。匯總原始憑證不僅可以簡化會計核算工作,而且便於經濟業務的分析和比較。比如。“工資匯總”、“現金收入匯總”、“發出憑證匯總”都是匯總原始憑證。
3.按不同格式分類:(1)通用憑證:由有關部門統壹印制,在壹定範圍內使用的,具有統壹格式和用法的原始憑證。(增值稅發票、銀行轉賬結算憑證等。)(2)專用憑證:由單位自行印制,只在單位內部使用的原始憑證。(材料收據、領料單、工資費用分配單、折舊計算表等。)
記賬憑證又稱記賬憑證或日記賬憑證,是會計人員根據已經審核無誤的原始憑證,按照經濟業務事項的內容填制的會計憑證,並以此為依據確定會計分錄。是登記賬簿的直接依據。在實際工作中,為了方便登記賬簿,需要對來自不同單位、種類繁多、數量巨大、格式各異的原始憑證進行分類整理,填寫統壹格式的會計憑證,確定會計分錄,並將相關原始憑證附在會計憑證上。
根據適用的經濟業務分類
壹、會計憑證按其適用的經濟業務分為專用會計憑證和通用會計憑證。
1)專用記賬憑證:用於記錄某壹類經濟業務。根據所記錄的經濟業務與現金和銀行存款的收付關系,特種憑證分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種。
A.收款憑證:用於記錄庫存現金和銀行存款的會計憑證。根據與現金和銀行存款收入業務有關的原始憑證填制,是登記現金賬簿、存款日記賬、明細賬、總賬的依據,也是出納收款的依據。
b .付款憑證:用於記錄庫存現金和銀行存款付款的會計憑證。根據與現金和銀行存款支付業務有關的原始憑證填制,是登記現金簿和存款日記賬、有關明細賬和總賬的依據,也是出納支付款項的依據。
c .轉賬憑證:用於記錄不涉及庫存現金或銀行存款的會計憑證。根據轉賬業務相關的原始憑證填列。轉賬憑證是登記總賬和相關明細賬的依據。
2)通用會計憑證:用於記錄各種經濟業務的會計憑證。在經濟業務簡單的經濟單位中,為了簡化憑證,可以用壹張普通記賬憑證記錄各種經濟業務。
根據會計分類
二、根據其所包括的會計科目是否單壹,分為復式記賬憑證和單式記賬憑證兩大類。1)復式記賬憑證:在同壹張會計憑證中反映每壹項經濟業務事項所涉及的全部會計科目及其金額的憑證。優點:可以集中反映壹項經濟業務的科目對應關系,便於了解相關經濟業務的全貌,減少憑證數量,節約紙張。缺點:不方便匯總計算各會計科目金額。
2).單壹憑證:每張會計憑證只列示壹個經濟業務事項涉及的會計科目及其金額。
優點:內容單壹,便於匯總計算各會計科目金額,便於分工核算。
缺點:制單工作量大,不能在壹張憑證上反映經濟業務的全貌,內容分散,不便於審核。