壹.會前規劃
▲確定會議主題→確定議程→確定參會人員。
▲會前通知:通知參會人員。
方式:電話通知或書面通知
內容:時間、地點、參加人員範圍、會議內容、持續時間、報名地點、要求(註意事項等。)
註:通知後需要確認相關負責人是否收到，並及時記錄→確定最終參與人員。
列出參加人員的名單，包括他們的地域、姓名、性別、職務，最後按照職務分類；
統計交通路線、到達時間、飛機或火車、接送安排，並詳細說明參加人員的地區、姓名、性別、職務和電話號碼；
▲聯系酒店:聯系房間。
預訂房間(數量、類型、時間、價格)
→聯系會議室
會議廳(容量、時間、設備、價格)
→餐飲安排
會議期間需要準備茶點，會後安排酒席，提供飲用水，晚餐安排幾桌？
▲會議準備材料:
1，領導講話；
2.分發資料:會議日程、鉛筆和紙、演講稿(非保密，每位參會人員壹份)、其他文件、房卡等。
3.會議設備:電腦、投影儀、激光筆、麥克風、錄音錄像設備；
▲現場布置:
1，會議橫幅
2.主席臺的布置:誰？多少人？怎麽安排？需要銘牌嗎？位置怎麽安排，場地的衛生，椅子凳子，夠不夠？怎麽安排？它來自許多分支機構(部門)。除了主管和中層，其他人要分區域坐(坐)，壹個團隊壹個區域。
3、燈光、音響、麥克風、空調、現場調試人員、場地壹定要做好安排！(最好準備2套以上設備)
4.如果發放獎品，要提前準備好，第壹個放在上面，最後壹個放在下面(但註意不要搞混，怕壓的物品要分開放)。準備好的禮儀人員有沒有定好上臺的時間、路線、方式？是否穿戴整齊，符合要求？會前有演習嗎？
5、非常重要的會議，請速記員。
6、國際會議，準備同音字翻譯。
▲支出預算:文件、差旅費、房間、餐飲、會議場地租賃、相關設備、場地布置等都需要花費，大概的費用要在計劃的最後估算出來。
▲分工
二、會議安排
設立簽到臺:參會人員簽到，領取房卡，發放資料袋，說明註意事項(如手機、衣服)，咨詢返程時間、交通路線，統計並通知安排；
餐飲問題:選擇相應的主管溝通討論，註意事先安排:誰去？吃什麽？不吃什麽？它在哪裏？
註意事項:
1，空調的溫度(作為領導會議黨，壹定要時刻關註，溫度是過高還是過低)，會場的空調冬天合適嗎，夏天可以嗎？(如果妳在高樓層，原來的空調會因為溫度上去而失效)，這些壹定要在開會前安排好，可以提前降溫或者升溫！
2、燈光音響效果:
2、沖水:沖水不能沖著對方，要端起杯子，不要沖著領導沖，不要擋住領導的形象，不能直接沖在桌面上。(1，保證整個會議期間有飲用水。2.確保每個人都有水喝，但是沖的時候不要試圖沖每個人。3、領導、主席臺、主持人、專人必須保證有水，參會人員不得管。)
3.會議進行到壹半:播放音樂，1。播放時註意選歌，選擇輕音樂、流行歌曲，避免不適合現場的歌曲，如流行歌曲、搖滾音樂等。2.聲音壹定不能太大，因為大腦在開會時容易上課，會在接下來的會議中產生疲勞。3.開賽前1-2分鐘關機。
4.確保橫幅、麥克風、投影儀、電腦、桌面標簽、咖啡杯、茶水等。都是正常的。
5.確定會議記錄員、話筒接收員、會議攝像師等。
第三，會後總結
▲退房:退房，收回房卡，安排不能及時離開的參會人員。
▲送站:根據返程時間，統籌規劃，送參與者。
▲會議照片:如果有人需要，請抽空復制給他們。會後發郵件很不方便。
▲清理:會議物品，避免犯錯誤，遺漏東西。
▲整理會議紀要，匯總成會議紀要。
▲總結會議，分析不足，留好環節。