企業財務會計部門能做什麽(1)

我們在中學的時候，無論是學習代數、幾何、物理還是化學，老師都會強調要把基本概念掌握好，否則學習效果不好，就像我們不能在沙灘上建高樓壹樣。同樣，我們在談企業管理的時候，首先要明確企業管理的壹些基本概念，否則只能泛泛而談，談不上深入。從財務會計的角度看企業管理也是如此。首先要講的是財務會計部門能做什麽。壹般來說，壹提到財務部，或者會計部，腦海中浮現的形象就是壹群忙得像工蜂壹樣的會計，手裏拿著計算器或者算盤，不停地翻著憑證、發票、賬本、報表，或者飛快地燒掉壹疊疊鈔票。這些其實只是財務會計部門所做工作的壹小部分，遠非全部。財務會計部門能做的第壹份工作是銀行和出納工作。簡而言之，這項工作就是通過現金、支票、電匯等結算方式進行收付。這是壹個企業的基礎工作，需要的技術難度不大，有時需要壹些特殊的實踐技能，比如點鈔的速度，識別假鈔和發票的能力。第二項工作是記賬，即對各種經濟活動產生的原始憑證，如發票、出入庫單據，以及相應的會計憑證、會計總賬、會計賬簿、財務會計報表等進行整理匯總。以壹種有序而高效的方式。這也是企業的壹項基礎工作，不需要很多會計知識，更多的是需要壹個條理清晰的思維。這個工作有點類似於圖書館的管理，就是如何有序的存放這麽多的圖書(資料)，如何配合便捷高效的查詢方式。隨著會計電算化系統在企業財務會計中的應用越來越廣泛，這項工作的很多方面都可以由會計電算化系統自動完成。第三份工作是會計和成本核算。這部作品是上述第二部作品的指南。這項工作的成果就是壹些政策法規，指出什麽類型的經濟業務需要什麽樣的原始憑證，如何記錄明細賬和總賬。從事第二職業的人員應按照這些政策規定執行。如果是使用電算化會計系統的企業，這第三個任務就類似於給這個電算化系統制定遊戲規則，讓這個系統最適合這個企業的情況。這項工作的技術難度很大，因為它要求從事這項工作的人員熟悉相關的會計準則和會計制度，並對企業的生產經營有壹定程度的了解。這樣他就可以把兩者結合起來，制定出符合企業情況，符合會計準則和制度要求的會計規則。而且，會計準則和會計制度越復雜，就越需要專門的人員來做這項工作。目前，在中國企業中，往往缺乏對第二份工作和第三份工作的明確區分。在實際的工作安排中，他變成了會計，要判斷如何記賬，粘貼憑證，登記分賬，甚至檢查發票的真偽。遇到自己無法判斷的事情，向科長、主任請示。更好的工作安排應該是什麽樣的？可以借鑒賽百味連鎖快餐店做三明治的方式(其實賽百味和麥當勞、肯德基差不多，只是賽百味是在顧客面前做的，大家都可以觀察)。妳走進壹家賽百味連鎖店，它的菜單上列出了大約十種三明治供妳選擇。妳選了其中壹個之後，店員會問妳，妳要小號的還是大號的？然後會問妳做什麽樣的面包，妳可以選擇四五種面包。然後，幾個店員排隊。第壹個拿出面包，從中間切開，遞給第二個。第二個把妳選擇的三明治的奶酪和肉片放進去，然後傳給第三個。第三個負責放蔬菜進去。他會讓妳在六七種蔬菜中選擇幾種。第四個負責放調料進去。同樣，也會有七八種調料供妳選擇。第五個負責包裝，最後收銀員向妳收錢。妳明白我的意思嗎？這裏的關鍵點就壹個:標準化流程。這其實是泰勒工廠管理的理念。西方人把這種管理思想運用到各個領域——快餐店和財務會計部門的工作。從事第三份工作的人員的任務應該類似於決定三明治菜單的工作，具體來說，就是決定企業中有多少種類型的業務交易，以及如何處理每壹種類型的交易。壹般來說，在壹個企業中，最常見的交易類型也就十幾種，比如原材料采購、固定資產采購、領料、產成品銷售等等。這幾十種交易類型的處理方式，包括每筆交易需要什麽單據，每個部門收到每份單據後會采取什麽行動等等。這幾十種交易類型及其處理方式壹旦確定，從事第二職業的人員或電算化會計系統就可以按規則辦事了。當然，現實生活中總會出現壹些特殊情況，從事第三份工作的人員會不斷研究分析這些特殊情況，然後制定新的規則，把今天的這些特殊情況轉化為明天的常規情況，讓計算機化的系統來處理這些事件。這是管理中壹個重要規則的應用:例外管理。要想管理規範化、專業化，就要不斷研究實際工作中遇到的問題，不斷用規章制度規範特殊的事情，常規的事情可以交給計算機系統或者基層工作人員去處理。這樣管理者的精力才能始終專註於解決那些特殊的事情，才能真正實現管理工作的價值。當然，管理者也會建立壹些機制，定期和不定期地檢查常規事物的處理情況，以確保既定的規章制度確實得到很好的執行。例外管理和標準化流程是科學管理之父泰勒的思想。我上面說的只是如何應用到企業財務會計部門的功能設計和分工上。雖然泰勒的理論已經有壹百年的歷史了，但我們首先要做的是把它很好地應用到管理實踐中，然後才能談靈活性和超越性。企業的財務會計部門還有其他職能，我們後面會講到。