準則沒有規定的,紅字沖和反分錄都沒有嚴格規定,但財務軟件傾向於紅字沖,像金蝶,用友等大型財務軟件都定義成紅字沖,如,管理費用,它是借方科目,發生時記借方,期末轉利潤表時從貸方轉.當某業務發生需要沖減管理費用,像財產被盜,收到保險公司的賠償,應沖管理費用,就應記成:借 其他應收款,借 紅字管理費用.這樣,每月管理費用的借方數是增加的和減少的綜合作用,即正負相抵的結果,反映了管理費用的凈增加額,貸方只反映轉利潤表的結轉數,而不反映沖的數.
這樣有個好處就是與財務軟件吻合了,且直觀.如果不是紅字沖,而是反著記,那麽貸方數就有沖減的管理費用,又有結轉利潤表的數,使得利潤表的未分配利潤數與總賬科目的發生額不相等,這是財務軟件在設計上的壹個通病,也可能是財務軟件在取總賬科目的數上不好取的原因.
我有次就偶爾發現利潤表的未分配利潤數與總賬科目數不相等.軟件都是自動結轉的,為什麽會不對,查來查去,就是管理費用出了問題.軟件把沖的管理費用當成結轉利潤表的貸方數.後來我就發現,費用類科目,壹律在借方記發生額和沖減額,貸方只做結轉,就非常正確.