檔案管理系統可以分為三個部分。首先，它可以描述建立該系統的目的；第二，它可以描述具體的系統；第三，它可以描述特殊的註意事項。
檔案管理系統範文1
壹.責任
1.公司檔案管理采用公司(含公司職能部門)、管理處、部門三級管理體制。
2.公司行政人事部經理、管理處經理、部門負責人分別負責公司、管理處、部門的檔案管理，分別對公司、管理處、部門過程中產生的文件、資料及其他與部門工作有關的文件進行管理和控制。所有檔案歸檔後，由公司行政人事部和管理處統壹管理。
3.公司財務檔案由公司財務部根據相關法律法規建立健全，其歸檔、立卷、管理由公司財務部經理管控。
二、管理內容和方法
1，歸檔
公司應歸檔的文件包括:
(1)證照資料:包括營業執照、稅務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證、公司開辦、年檢、變更等相關資料。
(2)規章制度:包括公司制定和修訂的各項制度、規定、辦法和細則。
⑶行政資料:包括公司內部文件、總公司與各管理處之間的往來公文、公司與政府行政部門和單位之間的公文、公函和復函、公司與其他公司、單位和個人之間的業務往來公文、公司發布的決定、通知、紀要、重要通知和會議紀要等。
(4)合同資料:包括公司簽訂的各類合同以及在合同訂立、履行、變更、終止和合同爭議解決過程中產生的相關資料。
5.工程技術資料:包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙和設備資料。
[6]照片和音頻資料:包括反映公司發展歷史和重大活動的照片、錄音、錄像和光盤。
其他需要歸檔的文件。
管理處應歸檔的文件材料包括:
(1)宣傳材料:包括公司營業執照、稅務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證等相關證照材料，項目物業服務合同、管理協議、服務內容、服務標準等材料。
(2)規章制度:包括公司和管理處制定和修訂的各項制度、規定、辦法和細則。
⑶客戶數據:包括客戶綜合和匯總數據等。
(4)物業資料:包括物業工程竣工總平面圖、單體建築、結構及設備竣工圖、配套設施及地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；
包括* * *使用的設施設備清單及包阿姨的安裝、使用、維護等技術資料；
包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等許可文件；
包括物業質量保修文件和物業使用說明書；
包括物業服務所需的其他資料。
(5)服務信息:包括報修記錄、維修回訪記錄、征求客戶對物業服務意見記錄、住宅裝修檢查記錄、客戶交費統計記錄等客戶服務信息；
包括建築* * *用部件維修記錄，* *用設施設備檢查維修記錄、突發設備故障演練記錄等工程服務資料；
包括各崗位詢問檢查登記記錄、安全監控記錄、安全設施檢查記錄、機動車有序通行和停放記錄、治安和安全防範應急演練記錄等秩序維護服務資料；
包括消防安全檢查記錄、消防安全整改通知書、消防安全控制記錄、消防安全應急演練等消防安全服務材料；
包括物業公共區域的保潔工作記錄、保潔巡查記錄、保潔消毒記錄等保潔服務資料；
包括園林綠化養護管理服務數據。
[6]行政資料:包括公司內部文件、總公司與各管理處之間的往來函件、管理處與政府行政部門和單位之間的往來函件、公函和復函、管理處與其他公司、單位和個人之間的業務往來函件、管理處發布的決定、通知、紀要、重要通知和會議紀要等。
(七)照片和聲像資料:包括反映管理處發展歷史和主要活動的照片、錄音、錄像、光盤等資料。
其他需要歸檔的文件。
部門應歸檔的文件:
管理部門應根據管理處應歸檔和存檔的文件，結合各自物業服務的實際情況，建立、健全和完善物業服務檔案，認真做好各項物業服務管理工作，並及時歸檔送管理處進行歸檔管理。
各部門需要建立物業服務檔案，歸檔和備案管理由部門負責人進行管控。
客戶信息，包括客戶服務信息(如通知、合同、協議等。)、客戶裝修信息等。，由客服部單獨歸檔，歸檔管理由客服部負責人進行管控。
2、備案要求
(1)各類文件應分別歸檔，並按年份和類別裝訂成冊；
(2)文件的正文、附件、文件等。應繩之以法，維護檔案的完整性；
(3)歸檔文件應易於查找；
(4)如果文件有標題，應在目錄中列出。沒有標題的，應當根據文件內容擬定標題，並用方括號標明，以示備案人添加的標題；
5]案卷封面應用毛筆或鋼筆填寫清楚，破損的案卷要粘貼；
[6]照片、聲像、磁盤文件應當標註文字，標明內容、時間、地點。
3、檔案的利用
(1)各部門因工作需要查閱、借閱檔案，應經讀者和借閱者的主管領導批準；
(2)查閱、借閱檔案，應填寫查閱、借閱登記簿，查閱、借閱後及時歸還。參考人和借閱人應當妥善保管其查閱、借閱的檔案，防止丟失、泄密和汙損，不得塗改、塗改、勾畫、拆解和轉借，不得擅自復制；
(3)其他單位借閱、查閱公司檔案(包括管理處檔案、部門檔案)，必須經公司總經理批準。
4、文件銷毀
(1)文件保存期由公司行政人事部管理。專業檔案(如財務檔案、工程檔案、客戶檔案等。)應按照相關的國家制度保存；
(2)檔案管理部門負責人對超過保存期、失去保存價值的檔案提出銷毀申請，報公司總經理批準；
(3)銷毀檔案時，應由兩個以上人員認真清點和監督。銷售監督人員應由公司行政人事部經理任命。銷毀後，銷毀經理和銷售主管應在銷毀記錄上簽字；
(4)對於銷毀的文件，應開列清單並歸檔。
5.文件管理
(1)公司和管理處應建立檔案登記和統計制度。檔案的收集、移出和銷毀必須在流水帳上登記；
(2)檔案管理人員離職或調動時，必須與其繼任者辦理交接手續；
(3)檔案管理人員應根據需要對保存的檔案進行全面或重點檢查，平時註意檔案的保管，發現問題及時報告和解決；
(4)檔案管理要註意防火、防黴、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵；電子存檔要註意防毒、防磁、防潮、防擠壓，註意溫度適宜；
⑸歸檔文件應分類放入檔案盒中存放。
6、文件傳輸
(1)部門管理的檔案不移交，公司行政人事部和管理處定期檢查部門管理和控制的檔案；
(2)部門負責按年度對檔案進行立卷歸檔，部門應在每個自然年度結束後1個月內將立卷歸檔檔案交檔案管理部門進行管理和控制；
(3)負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調離崗位時，應按要求將相關檔案卷好，與行政人事部主管、部門負責人壹起移交，交由部門負責人或接任崗位的人員；
(4)檔案移交時，移交方應填寫移交清單壹式三份，雙方根據清單核對交接，並在移交清單上簽字。交接清單由交接人、交接人、公司行政人事部或管理處保管。
第三，責任
員工違反檔案管理制度，有下列行為之壹的，公司將視情節輕重，依據《員工手冊》進行處罰:
1.公司文件損壞或丟失；
2.擅自提供或銷毀公司文件；
3.塗改或偽造文件；
4、不按歸檔制度歸檔或不按期移交檔案的；
5.檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案丟失或損壞的；
6、其他嚴重影響立卷、歸檔和檔案管理的。
檔案管理系統範文2
為進壹步加強檔案管理，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，特制定如下管理辦法:
本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下管理人員、專業技術人員和工人的檔案管理，實行單位壹把手負責制，選派政治素質好、作風正派的專門人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、交付和利用，並保證人員的相對穩定。
檔案工作應遵循五項原則，即黨管幹部、管人才、依法依規、全面從嚴、分級負責、歸口管理、真實準確、完整規範、方便利用、安全保密。
各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，對移交檔案材料的真實、準確、完整、規範負責，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
壹.檔案內容
檔案材料主要涉及幹部職工工作學習過程中形成的各類材料，包括十大類:壹、簡歷材料，二、自傳和思想材料，三、考核鑒定，四、學位、職稱、論文和培訓，五、政審和審計，六、黨團材料，七、表彰和獎勵材料，八、處分材料，九、工資、任免、招錄和入伍。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒定、整理和交付。
收集檔案材料時，確保收集的材料在歸檔範圍內，確保收集的材料規範、真實、完整。具體要求:①檔案材料應為原件；(2)檔案材料載體使用國際標準A4文件紙(長297mm，寬210mm)，用黑色中性筆填寫(或打印)；(3)材料齊全，必須完整。
經鑒定，符合歸檔範圍的材料，應按規定自材料形成之日起壹個月內移交檔案館。自文件下發之日起，未及時移交的檔案，檔案室不再接收。
第三，檔案的利用
檔案的利用主要包括查閱(借閱)、復制和摘抄。嚴禁拍攝、復制檔案內容。因工作需要取證的，經審批後方可復制。
壹般查(借)檔需要黨員2人以上按程序申請。
按照規定，檔案室決定是否提供，提供什麽材料。嚴禁個人查閱(借閱)本人及其直系親屬的檔案。文件通常不會被簽出。因工作確需借出的，借用單位應當辦理審批手續並限期歸還，不得借出。
檔案查閱(包括復制、摘抄)程序:查閱單位填寫《檔案查閱審批表》，經本單位負責人和主管單位同意後，報分管檔案的領導批準。人事幹部憑本人二代身份證和審核通過的檔案檢索審批表到檔案室。不要靠調查證明材料的介紹信查檔案。
臨猗縣人力資源和社會保障局
2019年7月11
檔案管理系統範文3
壹.文件
1.黨群組織工作文件材料
1.1村黨組織(黨委、黨總支、黨支部)委員會會議紀要、黨總支會議會議紀要、村“兩委”聯席會議(小組)會議紀要為永久。
1.2村黨組織年度工作計劃、總結等材料永久保存。
1.3村黨組織關於機構設立、合並、更名、啟用和廢止印章的請示是永久的。
1.4本村黨員幹部任免、分工、檢查、獎懲等材料永久保存。
1.5村黨組織換屆選舉候選人的請示和批復以及換屆選舉的通知、議程、報告、領導講話、大會發言、選舉辦法、選舉結果、決議、上級批復等材料永久保存。
1.6本村黨員教育培訓、組織活動、黨性分析、民主評議的計劃、總結、會議(活動)記錄、請示和上級批準為永久。
1.7村裏發展新黨員，黨員轉正，延期，退黨，不合格黨員等材料永久處置。
1.8村落實上級黨組織工作的決定、紀要、報告等材料。
(1)重要持久性
(2)壹般為30年
1.9村黨組織和黨員花名冊、年報永久不變。
1.10村黨組織關系介紹信、通知書存根永久。
1.11本村黨員交納的黨費清單和票據是永久性的。
1.12登記表、審批表、花名冊及村裏先進集體、先進個人的各種事跡。
(1)縣級以上永久表彰獎勵。
(2)縣級以下表彰獎勵30年。
1.13黨員、本村違法違紀相關材料，上級處理意見、決定、批復等材料。
(1)永久警告處分(不含)
(2)警告30年。
1.14該村30年紀檢廉政工作的計劃、總結、報告等材料。
1.15該村10年政治思想教育和精神文明建設計劃、總結等相關材料。
1.16村* * *團委發展及換屆選舉材料、團員花名冊、組織關系介紹信及存根、團費繳納、年度統計等材料永久保存。
1.17村團代表大會的通知、議程、代表名單、開幕詞、報告、決定、選舉結果、閉幕詞等材料永久保存。
1.18對村團組織及成員進行表彰獎勵和違法違紀處罰的請示、報告、批復等材料為永久性。
1.19村工會年度工作計劃和總結，工會代表大會的通知、名單、議程、開幕詞、報告、決議、閉幕詞、選舉結果等永久不變。
1.20村工會幹部任免請示及審批、會議紀要、工會幹部及成員名單、統計年報等材料永久保存。
1.21村婦女代表大會換屆選舉等材料永久。
1.22本村計劃生育工作的年度計劃、總結、統計等資料是永久性的。
1.23本村獨生子女證申請表、申請表、審批表、調查報告、舉報、育齡婦女處罰決定等材料永久有效。
1.24村民婚姻狀況證明存根等材料永久。
1.25村裏30年五好家庭、尊老愛幼模範、文明戶、好婆婆、好媳婦評選活動材料。
1.26上級10年下發的村民兵工作需要執行的文件材料。
1.27本村普通民兵、基幹民兵登記表、花名冊永久不變。
1.28本村兵役登記材料，現役軍人、退伍軍人登記表永久。
2.村務管理文件和資料
2.1村委會會議記錄、紀要、決議等材料永久保存。
2.2村委會的年度工作計劃、總結等材料是永久性的。
2.3村落歷史、組織沿革、大事記等材料具有永久性。
2.4村委會換屆選舉通知，選票，選舉結果，幹部任免等材料永久保存。
2.5本村各類工作指示、報告、報表及上級批文等材料。
(1)重要持久性
(2)壹般為30年
2.6村幹部和村民花名冊、村辦股份公司股東花名冊、各類技術人員花名冊是永久性的。
2.7村幹部的招聘、聘用、定級、調配、人事任免、辭職、調動介紹信存根、工資單、農業村協調員的聘書、合同或協議等永久材料。
2.8村及其機構的設立、更名、合並、行政區劃和隸屬關系發生變化，印章等資料永久啟用和廢止。
2.9村裏年終分配計劃、工資福利、勞動保護等各種文件資料和參加社會養老保險人員的常住名冊。
2.10村幹部職工工資表、年終收入分配審批表、分戶結算表等資料永久保存。
2.11有關房屋拆遷、土地征用、村民房產、不動產、村內相關人員花名冊等材料永久保存。
2.12村規民約等規章制度是永久性的。
2.13本村各種年度統計報表(包括農副業工業生產年報、收入分配報表、土地、人口、戶數等基本統計資料)為永久性。
2.14村內各類案件、民間糾紛的各類保險材料、綜治、安全生產承包責任書、調解協議、處理決定書永久有效。
2.15本村信訪處理結果等材料。
(1)有領導的重要指示，結果是永久的。
(2) 30年有治療結果
(3) 10年沒有處理結果
2.16擁軍30年，在本村給予優撫。
2.17村裏教育、衛生、合作醫療的物資是永久的。
2.18村莊規劃、經濟建設、重大決策等材料永久保存。
2.19本村公共設施管理、維護、保養的材料為永久性。
2.20本村生產經營和企業管理的年度工作計劃、總結和重大決策是永久性的。
2.21本村財務管理年度計劃及總結，財務審計永久材料。
2.22本村工業、農業等相關稅費征收清冊及稅費變動等永久材料。
2.23村內各種經濟和人口普查統計資料是永久性的。
2.24本村重大事故的登記材料、調查處理意見、情況報告和善後工作中形成的材料是永久性的。
2.25我村30年文明社區創建和愛國衛生工作材料。
2.26本村農業村務公開、協管工作記錄等材料保存30年。
3 .村集體經濟組織管理文件材料
3.1村莊管理的長遠規劃和專項發展規劃等材料是永久性的。
3.2重大經營決策計劃和本村企業發展規劃是永久性的。
3.3村辦企業董事會的會議記錄、紀要、決議等資料為永久性的。
3.4村辦企業負責人應為企業永久承包、租賃、目標責任書等材料。
3.5村辦企業改制、轉制等合法證明及其他永久材料。
3.6村辦企業的歷史、大事記等材料是永久性的。
3.7村集體經濟組織、下屬企業年度工作計劃、總結等材料永久保存。
3.8村辦企業設立、合並、更名、啟用、廢止印章的請示、批復、通知等材料永久有效。
3.9本村及其所屬企業的產權文件、土地使用證、各種集體財產合同、協議、授權委托書、公證書等法律文本和證明材料永久有效。
3.10村集體經濟組織章程、換屆選舉工作通知、選舉結果等材料永久有效。
3.11村集體經濟組織成員(股東)名冊和股權登記簿永久有效。
3.12本村新設立公司、企業的申請、審批，可行性報告、章程、合同、驗資、營業執照等材料永久有效。
3.13本村工商企業經營許可證的申請、登記、回復，以及違法違規行為的處理，經營不善、關閉、破產等材料永久保存。
3.14本村企業的各種年度統計報表和經濟分析是永久性的。
3.15本村三十年物資供銷相關合同、協議等資料。
3.16與本村經營活動相關的糾紛、索賠、判決等材料永久保存。
3.17本村合資、獨資、聯營的合同、協議等材料永久有效。
3.18本村企業年度經營銷售統計。
(1)重要持久性
(2)壹般10年。
3.19本村企業的工資計劃、工資總額、獎懲、年終分配方案等名單是永久性的。
3.20本村企業的物資管理、安全檢查、整改措施落實等資料是永久性的。
3.21本村企業環保等材料永久。
3.22村辦企業的相關產品標準、國際質量認證等資料永久有效。
3.23村辦企業資產評估、資金和價格管理審核資料為永久性資料。
3.24村辦企業在相關業務和審計活動中形成的憑證和結論性材料是永久性的。
3.25本村30年產品市場調查、宣傳、廣告、客戶服務相關材料。
3.26本村產品銷售等活動中形成的30年材料。
3.27本村各類農業普查資料永久保存。
3.28村內農作物的規劃布局、種植面積、產量以及糧棉油的采、購、留、配等物資是永久性的。
3.29本村科學種植養殖的經驗總結和原始記錄是永久的。
3.30村內“星火”、“豐收”、“火炬”項目的申報和驗收材料為永久性材料。
3.31本村農業植保、農機管理、水利建設等資料是永久的。
3.32村內副業生產和上交任務指標(畜、禽、蛋、魚、菇等。)和各項任務的完成情況，年報、統計表等材料是永久的。
3.33村辦副業項目30年材料
3.34村內有關土地租賃、轉讓和出租的相關資料是永久性的。
3.35本村農村集體產權制度改革實施方案、工作計劃、總結和匯報材料永久不變。
3.36本村成立的農村集體產權制度改革領導小組、董事會、監事會等機構及成員名單永久不變。
3.37本村農村集體產權制度改革領導小組、董事會、監事會的職責和工作制度30年。
3.38本村研究農村集體產權制度改革形成的會議記錄、紀要和決議是永久性的。
3.39通過談判、招標、掛牌、拍賣等方式永久轉讓農村土地承包經營權的文件材料。
3.40 10年農村集體產權制度改革動員大會、宣傳、培訓和上級領導檢查形成的文件材料。
3.41農村耕地保護、土地承包經營權、集體建設用地使用權臺賬永久。
3.42集體土地調查資料和統計表是永久性的。
3.43農村集體土地所有權、農村建設用地使用權、村民宅基地使用權等確認、登記、發證的相關文件和資料是永久性的。
3.44農村土地承包經營權登記申請書、變更登記申請書、登記簿和批準文件永久有效。
3.45農村土地承包經營權流轉備案申請書、登記表和備案證明等材料永久有效。
3.46農村土地承包經營權確權登記方案、登記簿、花名冊和審核材料永久有效。
3.47農村土地使用權確權登記公告、永久登記表。
3.48農村土地承包合同、土地承包經營權流轉合同、耕地保護合同是永久性的。
第二，基礎設施項目
1.項目建議書、申請書、報告、批復等材料永久保存。
2.可行性研究報告、論證、項目評估、調查報告等材料是永久性的。
3 .項目設計任務書、計劃任務書或項目報告、批復等材料是永久性的。
4.基建項目會議紀要等資料是永久的。
5 .地質勘探合同、報告、記錄、說明書等資料是永久性的。
6.征用土地的申請書、報告、批復、通知書、許可證、使用證、用地範圍等材料是永久性的。
7 .項目施工許可、消防、環保、防疫等長期審核通知書
8工程施工招標文件、會議紀要等長期材料
9 .初步設計圖紙、概算、設計合同等長期材料
10.施工設計、說明、總平面圖、施工圖、給排水圖紙等專業圖紙。很長時間了。
11.施工合同、協議、施工預決算、圖紙會審紀要、技術核定單、工程變更、材料代用、原材料質保書和全套竣工圖紙是永久性的。
12.長期建設監理文件和資料
13.水電安裝合同和協議、施工預決算、技術交底和圖紙會審，以及出廠合格證和竣工圖等資料是永久性的。
14.工程竣工驗收的申請和審批、消防、環保、防疫和檔案的驗收記錄、基建財務結算和決算、工程審計、工程竣工驗收證書等資料為永久性資料。
三。設施和設備
1.可行性研究報告、設備和儀器購置的申請和審批、儀器購置資金的申請和審批等資料是長期的。
2 .設施設備招標文件、設備采購合同、長期采購協議等材料。
3.設備和儀器開箱驗收記錄、使用說明書、操作手冊、合格證、裝箱單等資料長期保存。
4.設備和儀表安裝調試記錄、驗收報告、運行維護規程等材料長期保存。
5.設備和儀表運行、維護、保養、事故處理等長期記錄材料。
6 .設施設備技術改造、升級和改造、革新和改進的長期文件材料
7.設備和儀器報廢申請、審批、長期證明等材料。
第四，會計範疇
1.各種原始會計憑證、記帳憑證和匯總憑證為30年。
2.會計賬簿
2.1銀行日記賬，現金賬簿30年。
2.2總分類賬、明細分類賬和輔助賬簿為30年。
3.會計報表
3.1年度財務報表永久
3.2年度財務報表是永久性的
3.3、季度財務報表10年
4.其他類別
4.1會計檔案轉移庫存永久
4.2會計檔案保管庫存是永久性的
4.3會計檔案銷毀清單是永久性的
動詞 （verb的縮寫）照片
1.上級領導來村裏視察檢查的照片是永久的。
2.前來參加活動的國際友人、專家、學者和其他名人的照片是永久的。
3.村委會各種會議和重要活動形成的照片是永久的。
4.村委會各種產品、獎狀、證書、獎杯、錦旗的照片永久保存。
5.反映村容、廠貌、市政工程建設的照片是永久的。
6.新聞媒體刊登的反映該村情況的照片是永久性的。
以上是邊肖今天的分享，希望對大家有所幫助。