【摘要】會計電算化是會計工作的發展趨勢。本文主要分析了會計電算化對會計業務內部控制的影響，提出了如何加強和完善會計電算化下的會計內部控制制度，以確保會計電算化實施後，該制度能夠正常、安全、有效地運行。
[關鍵詞]會計電算化；內部控制；
隨著科學技術的發展，計算機的應用已經滲透到各個領域，電子計算機數據處理技術在會計領域得到了廣泛的應用。會計電算化把會計人員從繁重的手工核算中解放出來，大大提高了會計工作的質量和效率。會計電算化越來越受到各單位的重視，普及率越來越高。如何在保證會計電算化安全性的同時，提高會計處理的及時性和準確性，成為所有電算化單位需要解決的問題。
控制和會計密不可分。內部控制是指單位為提高會計信息質量，保護資產的安全和完整，保證有關法律、法規和規章的實施而制定和實施的壹系列控制方法、措施和程序，包括內部管理控制和內部會計控制。會計電算化內部控制是內部會計控制的壹種特殊形式。財政部發布的《內部會計控制規範——基本規範(試行)》指出:“電子信息技術控制要求利用電子信息技術建立內部會計控制制度，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施”。
壹，會計電算化對會計內部控制的影響
在計算機會計中，由於會計處理高度集中在計算機中，其處理高度自動化，會計信息的主要載體成為磁介質，內部控制較手工會計發生了很大變化。
1.內部控制的形式發生了變化。
手工會計和電算化會計在會計信息的控制上有很大的區別。我們通過下面的分析來了解會計電算化下會計內部控制形式的變化。
會計電算化工作流程:
原始憑證→授權審批→財務審核→合格憑證的憑證輸入(制單)→計算機審核→計算機系統處理→賬表輸出。
從上述工作流程可以看出，會計電算化後，會計賬目的集中處理，除了原始數據的收集、審核、編碼、錄入，經濟業務的記錄和處理，會計報表的生成和查詢都可以由計算機完成，這就使得壹些手工條件下的控制措施在計算機會計中變得沒有必要。例如，編制賬戶匯總表、憑證匯總表等試算平衡表，總賬明細賬平行記錄，賬戶核對，賬戶核對等。，由於會計程序的變化，這些控制在會計電算化中失去了真正的意義。其次，手工會計中的壹些平衡檢查將在電算化會計中移到計算機系統中，並通過計算機程序反映出來。比如會計憑證的借貸平衡是有效的；核對賬戶的期末余額、期初余額和本期金額；檢查會計業務模塊之間的數據；檢查報表數據的勾對關系，檢查會計余額的等式等等。
因此，人工條件下有效的內部遏制系統已經很難在計算機化條件下發揮其作用。
2.內部控制的內容發生了變化。
會計電算化系統是壹個人機交互系統，計算機系統更加隱蔽，因此其控制內容更加復雜。大致可以概括為以下幾個方面:計算機會計新的分工和新的內部牽制；系統安全控制、系統開發和系統數據的文檔控制；體系的組織和運行管理控制；系統的輸入控制、處理控制和輸出控制。
3.內部審計機制發生變化。
在手工會計信息系統中，每壹筆經濟交易都需要經過多道程序，並嚴格遵循相關的制約和監督機制，如業務辦理和授權審批、收付與會計記錄分離等。，而且必須經過嚴格的審核機制。會計之間的聯系是直接的，自然要形成嚴密的內部牽制體系。在實施相互牽制、相互檢查、檢查監督等重要措施的過程中，涉及大量的信息提取、傳輸和驗證。實行電算化後，由於會計電算化的自動化和程序控制，各種手續由計算機自動辦理和統壹執行，會計工作的分工、崗位職責和權限也發生了變化，許多業務處理程序被大大簡化，會計人員不能直接參與和控制，壹些內部遏制措施無法實施，其審查和審計機制被削弱。
4.內部控制的重點發生了變化。
在電算化環境下，很多內部控制方法主要是通過會計軟件來實現的，除了人，人是控制的主體。因此，在計算機會計中，控制的重點不再僅僅是人，而是首先是人工處理控制；第二，原始數據由計算機控制；第三，會計信息輸出控制；第四，人機交互處理控制；第五，計算機系統與其他方面的連接控制。
5.會計信息存儲介質和方式的變化。
手工會計下，會計數據的存儲介質是紙張，企業的經濟業務記錄在紙張上，根據會計數據處理的不同過程，分為原始憑證、會計憑證、會計賬簿和會計報表。會計數據中使用的可見文字和符號直接記錄在紙上，紙上的文字數據形成會計人員熟悉的原始會計憑證。如果對這些紙質原件的數據進行修改，很容易識別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的壹個基本特征。這種方法很直觀，不同的筆跡也可以作為壹種控制手段。
而在電算化系統下，原始的紙質會計數據直接以無法識別的形式存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改而不留痕跡，失去了直觀性。手工會計信息系統中容易識別的審計線索，如筆跡、印章等，在電算化環境中無處可尋。此外，在手工記賬下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙質介質上的會計記錄的勾對關系清晰，而在電算化環境下，由於會計記錄存儲在磁盤、軟盤等磁介質上，不適合實施簽字、蓋章等手段，磁介質容易被更改，由於技術上非法修改電子數據可以不留痕跡，很難區分哪壹個是業務記錄的“原件”。電磁介質容易損壞，所以會計信息也有丟失或被破壞的危險。因此，在計算機化的系統下，如何使磁介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改，是壹個非常重要的問題。
從以上分析可以看出，會計電算化帶來了會計內部控制體系的壹系列變化，許多傳統的會計控制方法已經消失。就我國會計電算化的應用而言，大部分還停留在壹般應用層面，人們對職責分工、數據備份與存儲、軟硬件使用與維護的重要性往往認識不足，這就迫使會計電算化信息系統必須建立嚴格的內部控制制度。
二、會計電算化會計內部控制的對策和措施
國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理差錯幾乎為零，但人為差錯和舞弊現象日益增多，壹旦發生舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內部控制制度是非常必要的，這是電算化會計信息真實性和可靠性的保證，此外，還有助於防止違法行為。
1.明確職責分工，加強組織控制。
由於會計電算化的知識和職能相對集中，需要制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。
職責劃分首先是將計算機化部門的職責與用戶部門的職責分開。使用部門是指產生原始數據的部門或人員。兩者職責劃分的目的是盡可能保持不相容職能(如業務授權、執行、存儲和記錄)的分離，以及計算機化部門內部的職責分離。
所謂組織控制，就是將系統中不相容的職責分離出來，即在系統中的各類人員之間進行工作分工，並配以相應的管理規定。其目的是通過建立相互審核、相互監督、相互制約的機制，保證會計信息的真實可靠，減少錯誤和舞弊的可能性。
計算機化部門內部需要將職責分工與組織控制相結合，以實現職權分離，有效限制並及時發現錯誤或違法行為。會計計算機崗位可分為計算機會計主管、軟件操作、出納、會計稽核、系統維護、計算機審核及數據分析、檔案管理等崗位，並明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要是明確各電算化崗位的職責，督促工作人員保證工作的及時完成，並做好相應的記錄，以保證工作質量，防止舞弊。工作人員的崗位安排除了要考慮每個人的工作能力，還要保證每壹項可能造成舞弊或欺詐的經濟業務不能由壹個人或壹個部門來處理，而必須由幾個人或幾個部門分別承擔。比如記賬員壹職不得由出納兼任，也不得對其錄入的憑證進行審核。同時規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作人員和管理人員。這種職責劃分的目的是盡可能地將計算機化部門內不相容的職能(如業務授權、執行、存儲和記錄)分開。內部控制的關鍵在於不相容職責的分離。通過內部責任的劃分，可以彌補電算化會計集中不兼容功能的不足，從而降低計算機舞弊的可能性。
2.加強會計控制
會計結果是會計預測、決策和分析的基礎。會計控制是防範和化解會計風險的重要環節，必須高度重視。檢查會計環節，必須確保業務處理合法有效，會計處理正確規範，數據真實、完整、安全。會計控制的內容應包括:原始憑證已經審核，所有的經濟交易必須經過相應的主管部門批準後才能錄入，並做到簡明、準確、完整地填制和錄入。不正確的業務更正和刪除、待處理票據的處理必須嚴格按照規定執行，嚴格執行復核制度，充分保證計算機賬務處理良好不亂。會計數據的輸出必須經過嚴格的審核和簽名。無論是靜態還是動態，都要認真核對輸出的會計憑證是否與實際經濟業務相符。
3.加強操作程序的控制
除會計電算化運行軟件的內控設計外，單位建立並嚴格運行管理制度，將有效保證會計軟件的安全運行，同時也有利於內控制度的執行。
會計電算化的操作應嚴格按照會計業務和處理流程進行。會計電算化系統運行管理制度的內容主要是系統使用管理、計算機操作規程和賬務處理規程。這些規定是為了保證會計電算化系統的安全可靠運行，保證輸入會計電算化系統的所有數據真實有效。
從內容上看，運營管理系統壹般包括以下幾項:(1)運營人員的崗位職責和工作權限。(2)防止原始憑證、記賬憑證等會計數據未經審核輸入計算機的措施。比如規定原始憑證必須經過相關審核人員審核簽字後才能輸入電腦。(3)防止已輸入計算機的原始憑證和會計憑證未經核對就登記在內部賬簿的措施。如規定已錄入電腦的憑證，必須經審核人員審核簽字後，才能在內部賬簿登記。(4)建立必要的計算機操作記錄制度。比如規定以操作日誌的形式記錄每天的電腦操作內容。此外，會計軟件還應設置控制程序，防止重復操作、誤操作和誤操作。
4.加強系統安全控制
加強系統控制是為了保證計算機系統的安全運行，避免外界環境因素造成系統運行錯誤的不安全隱患。主要控制措施包括:明確規定計算機操作人員操作會計軟件的內容和權限，防止未經授權的人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件；操作員身份的密碼控制；操作人員離開機器時，應執行相應的命令退出記賬軟件；設置聯系人和操作的日誌控制，各單位應根據本單位的實際情況，指定專人保存計算機操作記錄進行“日誌管理”；數據存儲和處理分離，嚴格控制系統軟件的安裝和修改，定期檢查系統軟件。工作環境保護是最大限度地減少因外界因素造成的計算機故障，從而保證機器的正常運行，主要包括:機房環境保護、防護設備、安裝安全供電系統。比如機房要采用單獨的專用供電系統，不定期檢查電源和接地線的安全，保證機房的環境安全。
5.加強會計檔案的控制
會計電算化後，會計檔案包括存儲在軟盤、硬盤和光盤上的會計數據，以及書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料。
會計檔案管理制度應包括以下內容:(1)會計電算化後的會計檔案應以計算機打印的書面形式保存，保存的有關規定按《會議檔案管理辦法》執行。(2)全套會計電算化系統文件視同會計憑證，保存期為系統停止使用或有重大修改後三年。(三)妥善保管含有會計信息的磁(光)介質或其他介質的措施。是否規定包含會計數據的磁盤應存放在防潮、防磁的容器中等。(4)科學規定會計檔案的相關權限。如規定查詢以前年度會計檔案應經相關人員批準。(五)保證會計檔案安全完整的措施。
會計電子信息檔案也應按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規定進行管理。規定包括以下內容:實現會計電算化的單位對數據備份應堅持每日備份和雙備份；歸檔程序必須由會計主管和系統管理員簽字後才能歸檔保存；各種安全保障措施，如備份盤要貼上保護標簽，存放在安全、清潔、防潮的地方；對磁介質保存的會計檔案要定期檢查和復印，防止因磁介質損壞造成會計檔案丟失；經領導同意借閱的會計檔案，應嚴格履行相應的借閱手續，經辦人必須在記錄上簽字；磁介質存儲的會計資料在借閱和歸還時，應進行消毒，防止病毒感染。
通過上述制度的實施，確保會計信息的安全和完整。
6.加強內部審計
內部審計不僅是企業內部控制制度的重要組成部分，也是加強內部會計監督的制度安排。在電算化會計中，由於是“人機”對話的特殊形式，對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面:(1)定期審計會計數據，檢查電算化會計處理是否正確，是否符合《會計法》及相關法律法規的規定，費用簽章是否符合公司內控制度，憑證附件是否規範完整；(2)審核機內數據與書面材料的壹致性，如核對賬簿內容，確保賬表壹致，及時調整不當或錯誤的賬表處理；(3)監督數據存儲方式的安全性和合法性，防止非法修改歷史數據；(4)審查系統運行的各個方面，防止出現漏洞。
總之，發展會計電算化是實現會計工作現代化和推進改革的重要保證。加強會計電算化內部控制，有利於各單位更好地組織會計工作，為單位決策提供準確及時的會計信息，提高企業的經濟效益。