第壹條本制度的目的是加強本公司工會文件的歸檔工作。
第二條歸檔的文件材料必須每年歸檔壹次，公司工會工作活動中形成的具有保存價值的各類文件材料必須按照本制度的規定單獨歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦單位應確保辦理公文的系統完整性(公文上的附件壹律不得提取)。結案後，應移交專(兼)職文書人員歸檔。檔案管理人員因工作變動或因故離職時，應將所處理的文件材料向接收人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章文件材料的收集和管理
第四條堅持文件材料的部門收集和管理制度。各部門應指定專(兼)職文書人員負責整理本部門的文件材料，並保持其穩定性。如有人事變動，應及時通知檔案室。
第五條本公司工會發出的所有正式文件(包括定稿和兩份打印的原件及附件、答復要求和轉發的文件，包括轉發的原件)由辦公室統壹收集和管理。
第六條壹項工作有多個部門參與，工作活動中形成的文件材料由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議組織者收集和歸檔。
公司工會工作中外出學習、考察、調查研究、出席上級機關召開的會議等公務活動的有關人員申報差旅費時，必須將會議的主要文件材料交檔案室存檔，經檔案室簽字認可後，再向財務部門申報差旅費；
我公司工會召開會議時，會議組織者會指定專人將會議材料和聲像檔案歸檔在檔案室，經檔案室簽字認可後，由財務部報銷會議費用。
第七條各部門專(兼)職文書的職責。
了解本部門的工作和業務，掌握本部門文件資料的歸檔範圍，收集和管理本部門的文件資料；
認真執行平時的歸檔制度，及時收集整理本部門承辦的文件材料，每年3月前做好文件材料的歸檔工作，並與檔案室辦理交接簽字手續；
借閱文件資料時，承辦人應積極提供和使用，做好服務工作，並辦理臨時借閱登記手續。
第三章備案範圍
第八條重要會議材料包括:會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議紀要等。
第九條上級機關下發的與公司有關的決定、決議、指示、命令、規定、規定、計劃等文件。
第十條公司工會對外正式發文，與有關單位溝通。
第十壹條公司工會的要求和上級的答復。
第十二條公司工會主要職能活動的報告和總結。
第十三條公司工會的各類工作計劃、總結、報告、請示、答復、會議紀要、統計報表和簡報。
第十四條信訪工作材料。
第十五條公司工會與有關單位簽訂的合同、協議等文件和資料。
第十六條公司工會幹部任免文件和職工獎懲文件。
第十七條公司工會職工勞動、工資和福利的文件和資料。
第十八條反映公司發展歷史、重大事件和重要活動的剪報、照片、錄音和錄像。
第四章平時回歸卷
第十九條各部門應當建立健全平時備案制度。已處理或批準的文件和資料，應由專(兼)職文件專業人員集中管理。
第二十條各部門應根據本部門的業務範圍和年度工作任務，編制平時使用的文件材料的“檔案類別”。“案卷類別”的術語必須簡明易懂，序號必須明確。
第二十壹條文件承辦人員應及時收集、整理經領導處理或批準的文件材料，送本部門專(兼)職文書人員歸檔。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸檔的文件材料按“文件類別”的規定放入保存文件的文件夾內，並在收發文件登記簿上註明。
第五章備案
第二十三條為統壹歸檔規範，保證檔案質量，歸檔工作應由有關處室兼職檔案員協調，檔案室檔案員負責對檔案進行組卷、編目。
第二十四條案卷質量的總體要求是:遵循文書形成規律和特點，保持文書之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
第二十五條文件材料的種類、份數和每份文件的頁數應齊全。
第二十六條歸檔的文件中，每份文件的原件和附件、印本和定稿、請求和答復、轉發的文件和原件、多種文字不應分開存放，電文和電報應壹並歸檔；絕密電文單獨歸檔，對於少數與絕密電文關系密切的普通電文，可以與絕密電文壹並歸檔。
第二十七條不同年度的公文壹般不允許壹並歸檔，但跨年度的請示和答復在答復年度歸檔；沒有回復的，放在請示年；跨年度規劃放在備案的第壹年；跨年度總結放在最後壹年歸檔；跨年度會議文件應放在會議開幕當年，其他文件按有關規定歸檔。
第二十八條卷內文件材料應根據不同情況排列，密不可分的文件材料應按順序排列在壹起，即答復在前，請求在後；原來在前面，附件在後面；前面打印，後面定稿；其他文件材料之間應保持密切聯系，並根據其形成規律或特點進行系統整理。
第二十九條卷內文件材料應當按順序排列，並依次書寫序號。裝訂成冊的文件應打印在每頁正面的右上角和背面的左上角，並附文字。
第三十條永久、長期和短期檔案必須按規定格式逐壹填寫檔案目錄。字跡填寫工整。卷中的目錄放在卷的開頭。
第三十壹條卷內文件材料的說明應逐項填寫在卷末的參考表中。如果沒有說明，還應填寫申報人和檢查員的姓名和日期，以示負責。
第三十二條案卷封面應當按規定用毛筆或鋼筆逐項書寫，字跡應當工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:
卷宗的裝訂:裝訂前，將卷宗材料中所含的金屬物除去，將破損的卷宗材料按要求粘貼裝裱，字跡有擴散的，與原件壹起復印歸檔。檔案應采用三孔壹線封底活結法裝訂。
案卷各部分的排列格式:軟卷封面(包括卷內文件內容)和文件封底(包括參考表)，按案卷號順序放入卷箱，保存在檔案櫃內。
第六章附則
第三十四條本制度自印發之日起實施。
基層工會聲像檔案管理辦法
第壹章總則
第壹條為加強工會聲像檔案管理，制定本辦法。
第二條公司工會聲像檔案包括公司工會在社會實踐活動中直接形成的，對國家、社會、公司和公司工會具有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等有文字說明的歷史記錄。
聲像檔案壹般由兩部分組成，即錄音帶、錄像帶、錄像帶、膠片(母片)、照片(包括底片)和文字說明。
第三條聲像檔案是公司工會檔案的組成部分，必須由檔案館集中管理。
第二章聲像檔案資料的收集
第四條征集範圍。
反映公司工會主要職能活動工作成果的音像資料；
公司各級領導和工會相關知名人士參加的重大活動的聲像資料；
公司工會有關人員組織或參加的重要會議的聲像資料；
其他具有保存價值的視聽資料。
第五條征集時間。
聲像檔案資料應在其形成後壹個月內與其他載體形式的檔案同時在歸檔部門歸檔；如有特殊情況，備案時間可適當延長；
檔案部門應隨時收集有保存價值的零散聲像資料。
第六條征集要求。
錄音帶、錄像帶、錄像帶、膠片、照片(包括底片)和文字說明應收集完整，按時歸檔，並建立歸檔控制措施。未按規定備案的，如有遺失，不予報銷其組建費用；
特殊情況下接收原件和復印件；
視聽資料的內容應當真實，底片、原件、影像、復印件應當壹致。
第七條聲像檔案信息的收集。
檔案部門有責任隨時收集重要的視聽資料。
第八條聲像檔案的管理，包括分類、組合、整理和編目，要求歸檔材料整齊有序，便於保管和利用。
第九條聲像檔案的管理由攝影者負責，檔案部門協助。
第十條分類和編號。
照片檔案按年代和問題分類。同類型照片按時間順序編號，負數填寫。整個家族的底片都編號了。格式:全宗號-序號；
錄音帶、錄像帶、錄像帶按年代和問題分類，並按內容編號。同壹內容的幾組條目應視為壹個案卷，屬於壹個案卷號，然後每組依次編號；
記下與其他切割文件相關的參考號。格式為(文件形式)文件號和(文件形式)文件號。
第十壹條保存期:保存期根據其內容的重要性、時間、名稱、可靠性和有效性確定。
第十二條文字說明的編寫。
文字描述的基本內容包括原因、時間、地點、人物、背景、作者(拍攝者)等。'
編寫說明的要求:
準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的信息，準確、完整地標註項目；
根據自然照片(或幾張內容相似的照片)寫壹段說明。錄音帶、錄像帶、錄像帶根據案卷撰寫。其中，關系密切的視聽資料應輔以文字說明；
文字描述簡潔流暢；
時間是用阿拉伯數字表示的。
第十三條編制格式。
照片匯編采用橫排書寫格式:照片及底片號-文字說明-參考號-拍攝時間-拍攝者；
錄音帶、錄像帶、錄像帶的格式:在盒蓋上逐項填寫所需內容。
第十四條案卷要求。
對多個相同主題的視聽資料組成的文件進行集中編放；
卷內目錄:照片和底片以自然張為單位填寫在卷內目錄中；錄音制品、錄像帶和錄像帶應分箱填入目錄；
備考表格。用於解釋卷內視聽資料的排列和變化。
第十五條編目。
聲像檔案目錄應按照GB 37925-85《檔案及著錄規則》編制。
第三章聲像檔案的保管
第十六條聲像檔案在保管前應當進行檢查，對破損的應當進行必要的技術處理。
第十七條儲存條件。
底片和膠片庫的溫度應保持在13~15℃之間，相對濕度應保持在35% ~ 45%之間。
照片庫的溫度應保持在14~24℃，相對濕度應保持在375% ~ 675%。
錄音帶和錄像帶的貯存溫度應保持在18~24℃，相對濕度應保持在40% ~ 60%。
第十八條電影書籍、錄音制品、錄像帶、錄像帶應垂直放置，磁帶庫內必須避開30奧斯特以上的磁場，磁帶盒間距不小於3毫米；鐵櫃不適合存放磁帶。
第十九條對存量照片檔案，要每兩年檢查壹次。
第二十條聲像檔案，任何人不得擅自撤銷、借閱、清洗、消磁和塗改；聲像檔案的銷毀必須經過鑒定，由歸檔單位同意，報主管領導批準並登記。
第二十壹條建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案的接收、遷出、清點數量、保管、利用、效果等統計工作。
第四章聲像檔案的開發與利用
第二十二條聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，以使使用更加方便。
第二十三條建立聲像檔案的借閱和利用制度，嚴格審批手續，確定聲像檔案的保密利用範圍。
第二十四條聲像檔案原件壹般不得借出檔案館。如有特殊需要，經主管領導批準後，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可以借閱拷貝；其他單位借閱或復制聲像檔案，由檔案室辦理，並按有關規定收取費用，實行有償服務。借用期間造成損壞的，由借用單位負責賠償。
第二十五條在不影響保密的前提下，各單位可以利用聲像檔案舉辦報告會、展覽、編輯綜合或專題畫冊、資料片等。，積極開發和利用現有的聲像檔案。
第五章附則
第二十六條本辦法經批準後實施。