壹般會計分錄的金額為負數具體分為以下四種情況：
壹、紅字更正
由於紅字更正的操作壹般都在出現錯賬的情況下進行，因此會計分錄金額出現負數。紅字更正壹般要滿足兩個條件才能進行修改，其壹是記賬錯誤，在會計科目記錯或在借貸方向出現錯誤時，需要通過紅字“負數”的形式來修改，沖銷錯誤的會計憑證，以此作廢有誤的會計憑證，再用藍字新增正確的會計憑證。其二是記賬金額大於正確金額，也就是會計科目沒有記錯，但記賬金額比正確金額大，此時也可以通紅字“負數”的形式來修改，用來抵消多出部分錯誤金額。值得會計人員註意的是，為方便日後查驗對賬，凡是出現紅字更正的情況，均需在摘要處備註情況修改用途。
二、銷售退貨
銷售退貨也會涉及會計分錄金額出現負數的問題，可以理解為記賬金額多記，註意應在會計憑證的摘要處備註清楚是銷售退貨的情況。
三、利息收入
利息收入屬於財務費用的明細二級科目，主要用於記錄存款利息的存入情況。
財務費用是費用類科目，其借方表示費用增加，貸方表示減少，而利息收入表示為費用減少的意思，按理來說是在貸方出現金額的，但因為“借”“貸”方向規定，利息收入只能出現在會計分錄的借方。
另外，由於財務費用只有在結轉本年利潤的情況下才出現在貸方，其他情況都在借方，利息收入不屬於特殊情況，因此只能出現在借方。
綜上所述，財務費用在借方表示增加，但利息收入表示減少，由於財務費用的借貸方向不能修改，這樣壹來就只能從會計分錄的金額入手，這時會計分錄的金額也就出現了負數的情況。
四、暫估退回
會計人員對於月底收到貨物但未收到發票的情況，壹般做暫估入庫處理。由於暫估入庫與實際入庫的數目會有壹定的偏差。因此出現偏差時，會計人員將通過分錄金額為負的形式進行紅字更正。