作為壹個新人，來到壹個完全陌生的工作環境——國際交流辦公室，我有點膽怯。上班第壹天不敢接電話，接了也不知道怎麽說。當我遇見我的新同事時，我也有點膽怯。我們辦公室的主任和前輩都很友好。他們耐心地教我如何使用打印機，如何接電話。他們也從我是大學應屆畢業生的角度考慮我，鼓勵我自由地做事。我聽不懂也沒關系。
於是我靜下心來，從學習涉外文秘理論開始，做了我應該做的第壹步:
維護日常辦公環境
整個建築是封閉式布局，而辦公室是開放式布局。國際交流辦公室屬於領導接待部門。這是樓梯上的第壹個房間。不合理的地方是辦公空間有限。雖然重要領導導演的位置在最後進門的位置，但是周圍沒有任何屏風或者任何障礙物。有訪客時，領導需要靜心或者容易被打擾。而且領導接電話或者跟辦公室工作人員說話也容易幹擾。二樓來來往往的人都會經過這裏，時不時進來打個招呼。壹方面，它將方便領導了解信息，與其他部門的人溝通和接待訪客，但另壹方面，它很容易幹擾領導。
整個辦公室裏有三張桌子和三臺電腦。我每天都有意識地做清潔工作。事實上，我註意保持垃圾桶沒有垃圾。不要小看這種小事。這兩天，因為垃圾沒清理幹凈，蟑螂會馬上進駐。所以，我不能因為每天覺得垃圾少了，就覺得浪費了。我還得時刻保持辦公室幹凈整潔。另外，把桌面上的盆栽引出來記得拿出來曬曬。離開時記得關窗。有壹次因為妳沒關好窗戶，那天正好刮起了大風大雨，打濕了領導的很多文件。另外，辦公室的采光、溫度、通風還是很不錯的。
第壹周的印象是:註重細節。敢於輕視這些細節，養成良好的習慣，不僅是我們個人的習慣，在平時的辦公工作中也不應該忽視養成這些良好的辦公習慣。良好的工作環境是我們做好工作的客觀保證。
第二周的周記:
我們辦公室有三臺電腦，我是第壹臺，我的電腦和打印機相連。這麽多文件都要經過我的電腦，而這臺電腦儲存了很多文件。
我發現我電腦裏的文件很復雜，很亂，因為去年合作項目很多，積累的很多文件沒有清理幹凈。作為秘書，我知道自己經常從事或參與管理辦公室日常事務的內容和操作技巧，從而當好上司的顧問和助手。
改進辦公室日常事務工作流程的基本思路是:重排-修改-替換-合並-簡化。按照這個基本思路，我把我們系的主要工作劃分為10個主文件夾，比如外事文件、國際部文件、外教管理文件、我校留學生文件、來華留學生文件、我校教師文件等。，然後有條不紊的整理了壹下，在整理中處理了壹些可以刪除的文件。經過逐步分類，建立基本文檔框架，方便老板查找提取。經過這樣的安排，我也對我們辦公室的主要事務有了更系統的了解和大致的認識。當老板需要提取相關文檔時，我有壹個大概的印象，可以根據圖提取內容，為以後工作提高效率打下良好的基礎。
很高興能夠將自己的理論知識運用到實際工作中，並與實際情況相結合，提高工作效率，發揮主觀能動性。
第二周開始學習接電話，能夠有效的替老板停車，詢問對方發生了什麽，並有效的記錄下來，傳達給領導，減少領導不必要的麻煩。當然，我在這裏的這段時間，還是有很多東西處於熟悉階段。我希望下周我能做得更好。
第三周的周記:
這周開始接觸學習公文的請示和批復。由於這個學校是董事會領導，校長管理，我們部門平時需要向上級請示的事情都要做成文件審批表。因為國外的合作院校已經先通過電子郵件發函，要求我們學校發邀請函，可以去我們國家，我們學校參觀。當他們來信時，我們應該制定接待預算、接待計劃和說明來訪原因的請示。最後，我們應該附上壹份文件批準表，上面有我們的部門、批準日期和原因，首先由部門負責人簽字，然後由主管部門負責人、院長簽字，最後由醫院辦公室簽字。
說到院辦公室，也是有時間限制的，就是每周二之前要註意把要審批的文件匯總到院辦公室。如果超過那個時限，會給董事會增加很多工作程序。而且所有要提交給董事會的文件都要雙面打印，節約紙張，避免浪費。我們辦公室有三種打印紙。壹個是單面打印的，可以當草稿用；壹個是壹般打印用的，壹個很厚，是給教育部門做文件用的。這有點像垃圾分類收集的原理，可以從細節入手，節省我們的辦公資源。
當文件從醫院辦公室提出來後，我們就可以開始準備實施接待計劃了。第壹，以書面形式向外方發出邀請，不僅表明歡迎，還要表明被邀請方的身份、訪問性質、訪問日期和時間，在安排我方接待人員時註意規格對等的原則，具體來說，我方出席人員的職務、地位和身份應與被邀請方大體壹致。外賓到達前，要做好充分的準備:①明確來訪代表團的基本信息，如來訪總人數、是否包括配偶、來訪職務、性別、禮賓順序等。②代表團的飲食愛好和宗教禁忌。③代表團的訪問日程。根據抵離日期和時間、交通工具和路線，以及訪問的具體意願，安排接機、參觀、送行的車輛。(4)與總務處討論住宿安排，根據訪客規格和人員構成安排其住宿。
外交禮儀無小事。我從實踐中深深體會到這壹點。事前的準備工作要細致，遵循壹定的程序才能有序。
第四周的周記
外教的招聘、申報、工資發放，以及日常生活中的水、電、網費、燃氣的管理，也是國際交流處的重要工作之壹。
剛到國際交流處的時候，接到壹個菲律賓外教的電話。她說的是英語，但聽了半天，我不知所措。我不知道她想表達什麽。她似乎有什麽事情想和我們壹起解決。習慣了英美發音，聽不出菲律賓英語口音，只好向領導求助。領導用流利的英語解決了我的困境。原來是外教的“氣”——氣出了問題，叫我們找人幫忙解決。我明白了！領導沒有責怪我什麽，我卻很自責，因為我覺得我學了這麽多年英語，竟然聽不出另壹種口音裏有壹種“氣”。因此，我覺得我應該努力變得靈活。
雖然學英語也壹樣，但是離不開現實生活。隨著東盟的加入，南寧將與東南亞國家有更多的聯系。因此，熟悉各個國家的英語口音也對我們的英語使用者提出了新的挑戰。
好在我們外教也很寬容。因為課程的原因，幾天後她來到我們辦公室，和我談過之後，她非常興奮地向我介紹她的學生。她還說她很喜歡我，覺得我做事很負責，因為她需要水，我就第壹時間通知了她。她的電腦壞了，吃飯的時候我也去幫她看看情況。通過這件事，我覺得謙虛和熱情可以幫助壹個人走很長的路。雖然壹開始因為口音的原因有些問題，但是只要對工作認真負責的態度，最終還是會得到肯定的。
還有壹件事就是我們越南外教的電腦從過年開始就修了，但是開學後就沒修過。我也幫她著急了，就去總務處幫忙推了兩次。這時候辦公室的學長跟我說，每個部門都有自己的程序，不是說他們懶，而是有時候需要壹定的時間，告訴我不要因為這個催他們，要體諒他們的工作。
是的，換位思考，理解別人的工作，也能讓我們的工作順利進行，這壹次讓我深深體會到。
第五周的周記
國際交流處每年都要向泰國、越南、柬埔寨等東南亞國家的合作院校輸送數百名學生，今年也不例外。去年，我國國際事務部負責人作為部門負責人和具體工作的執行者，和部門另外兩位同事壹起放棄了節假日和周末。在二級學院的配合下，從宣傳活動到征集意向，組織報名、咨詢、護照辦理、信息收集、調號、出國前培訓、簽證申報、安排行程，最後順利送留學生，以及留學生的管理人員，我們做了大量的工作。
今年年初開始協助從最基礎的宣傳活動收集意向，組織報名，接待咨詢，護照辦理，信息收集。首先，我對我們的留學項目做了壹個大概的了解。然後學生有問題就來咨詢。如果他們不懂，會耐心的幫他們從部門領導那裏了解，然後接力解答。由此可見，我們東方的學生是獨立的，積極的，有什麽問題都會來咨詢。他們也在積極尋找曾經的兄弟姐妹，了解國外的情況。在護照辦理過程中，有的要求回原籍，也是親自去。
在信息收集的過程中，妳需要相當的細心和耐心。聽說上次因為有同學沒看清楚，信息不壹樣，被罰款了。雖然責任在學生，但這也提醒了我們的工作。我們的責任重大，因此，信息收集需要相當的重視。我在使用Excel表格時遇到了很多問題。雖然之前學過辦公自動化，但是真正起來工作才發現自己缺什麽問題。雖然都是些小問題，但我不知道怎麽解決。後來找到了以前的表格，摸索著才知道怎麽找對路，很有成就感。在小事和小成功中鼓勵自己的感覺真好！
而且要隨時回答學生的問題，盡力為他們服務。
第六周
從本周開始，各個東南亞國家的合作院校開始來我校參觀。