出納員調動工作或者離職時,與接管人員辦清交接手續,是出納員應盡的職責,也是分清移交人員與接管人員責任的重大措施。辦好交接工作,可以使出納工作前後銜接,可以防止賬目不清、財務混亂。
出納工作交接要做到兩點:
壹是移交人員與接管人員要辦清手續;
二是交接過程中要有專人負責監交。
交接要求進行財產清理,做賬賬核對;賬款核對,交接清理後要填寫移交表,將所有移交的票、款、物編制詳細的移交清冊,按冊向接交人點清,然後由交、接、監三方簽字蓋章。移交表應存入會計檔案。出納交接壹般分三個階段進行:
第壹階段,交接準備。準備工作包括以下幾個方面:
(1)將出納賬登記完畢,並在最後壹筆余額後加蓋名章。
(2)出納賬與現金、銀行存款總賬核對相符,現金賬面余額與實際庫存現金核對壹致,銀行存款賬面余額與銀行對賬單核對無誤。
(3)在出納賬啟用表上填寫移交日期,並加蓋名章。
(4)整理應移交的各種資料,對未了事項要寫出書面說明。
(5)編制“移交清冊”,填明移交的賬簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、文件資料、印鑒和其它物品的具體名稱和數量。
第二階段,交接階段。出納員的離職交接,必須在規定的期限內,向接交人員移交清楚。接交人員應認真按移交清冊當面點收。
(1)現金、有價證券要根據出納賬和備查賬簿余額進行點收。接交人發現不壹致時,移交人要負責查清。
(2)出納賬和其它會計資料必須完整無缺,不得遺漏。如有短缺,由移交人查明原因,在移交清冊中註明,由移交人負責。
(3)接交人應核對出納賬與總賬、出納賬與庫存現金和銀行對賬單的余額是否相符,如有不符,應由移交人查明原因,在移交清冊中註明,並負責處理。
(4)接交人按移交清冊點收公章(主要包括財務專用章、支票專用章和領導人名章)和其它實物。
(5)接交人辦理接收後,應在出納賬啟用表 上填寫接收時間,並簽名蓋章。
第三階段,交接結束。交接完畢後,交接雙方和監交人,要在移交情冊上簽名或蓋章。
移交清冊必須具備:單位名稱、交接日期、交接雙方和監交人的職務及姓名,以及移交清冊頁數、份數和其它需要說明的問題和意見。移交清冊壹般壹式三份,交雙方各執壹份,存檔壹份。