隨著電子信息產業的不斷發展，會計電算化的實施越來越廣泛，傳統的會計控制模式已經不能適應時代的要求。會計電算化實施後的內部控制問題越來越引起人們的關註。本文本著適應社會主義市場經濟改革發展的理念和目標，順應當今網絡時代的發展趨勢，對企業內部控制的相關問題進行了探討。
關鍵詞:會計電算化網絡內部控制
作者所在公司是廣東省首批中級會計電算化培訓機構，也是省級財務信息軟件的服務商和中新大學財務軟件的代理商，對湛江市會計人員、企業、行政事業單位的會計電算化工作進行了全面接觸。作為壹名會計電算化培訓教師和審計人員，筆者深感電子信息化對企業和行政事業單位的影響，使財務會計制度的環境和內容發生了深刻的變化，迫使人們不得不關註會計電算化環境下企業內部控制的變化。
第壹，會計電算化下原有手工會計控制方法的失效
手工會計和電算化會計在會計信息的控制上有很大的區別。手工核算主要采用結構化控制方式，包括設置相互牽制、相互制約的會計崗位，通過對會計業務的多重反映或相互審核關系進行控制。比如總賬、明細賬、日記賬分別記錄，結果相互驗證；通過對賬和內部審計檢查賬目和憑證。核對賬目，確保賬目清晰；為防止憑證被濫用或憑證被隨意銷毀、偽造和修改，采用多套憑證或預編碼方式。然而，在計算機化的環境下，賬目核對失去了意義，對投入憑證的審核成為控制的重點。分工只能通過系統的授權管理來實現，數據處理流程要由計算機系統來控制。計算機會計系統的內部控制範圍更廣，技術要求更高。
二、企業信息化的發展對會計電算化的新要求。
在企業的生產經營活動中，各種高新技術的應用，如電子簽約、電子發貨、電子結算、電子報關、網上采購等現代電子商務技術，都必須以與之相匹配的電算化會計信息系統為基礎。在組織和實施電算化會計信息系統的過程中，必須對傳統的會計業務流程和相關功能進行必要的調整。
1.會計業務流程的調整。就目前的技術水平而言，會計業務流程的調整主要表現在會計數據的采集上。在會計信息系統中，數據源的形式會變得更加復雜，其時效性也會更高。例如，在壹項電子結算業務的處理過程中，會計電算化信息系統可以接受電子數據作為數據源，也可以接受業務發生後的相關紙質媒體傳票作為數據源。毫無疑問，前者的實時性明顯優於後者，但其安全性有待電子商務技術的應用開發和推廣。筆者認為可以通過接受電子數據作為實時數據源，接受紙質傳票作為校驗數據源來重組會計業務流程。只有這樣，才能滿足現代財務管理對電算化會計信息系統的要求。
2.會計業務的職能調整。壹般情況下，會計軟件作為電算化會計信息系統的基礎，很難完全滿足上述多樣化的要求。但同時，會計軟件的數據庫確實存儲了足夠的數據來產生相關的會計報表，這顯然是壹個功能缺陷。對此有兩種選擇:第壹種選擇需要會計軟件提供上述功能；第二種方案，根據工作需要，立即進行數據庫數據的手工折疊操作。如果采用第壹種方案，系統成本會增加，很難保證能滿足所有的即期需求；如果采用第二種方案，對相關會計人員的業務素質要求較高，必須具備較強的計算機相關軟件使用技能。筆者認為應將二者結合起來制定電算化會計信息系統的實施方案，即要求會計軟件提供可預測的公共功能，同時設置會計數據分析師，人工處理必要的會計數據。
三，電算化下內部控制的現狀
1.操作員權限設置不當，造成內控失控隱患。會計電算化實現後，會計部門的工作崗位分為會計基礎崗位和會計電算化崗位，其中會計電算化崗位壹般分為計算機主管、軟件操作、審計記賬、計算機維護、計算機復核、數據分析、會計檔案保管員、軟件開發(自研軟件)。由於企業規模和業務量不同，在保證會計數據安全的前提下，可以交替設置基礎會計崗位和電算化會計崗位，多個電算化崗位可以由壹人擔任。
系統中還有壹個很重要的作用就是不參與具體的會計電算化工作——負。
負責系統維護的系統管理員。系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性和重要性。系統管理員負責整個電算化會計信息系統的正常運行，如系統軟硬件的維護、系統數據的保存、網絡服務器和數據庫的密碼等。基層單位實施會計電算化的效果在壹定程度上取決於系統管理員的工作水平。
在電算化會計工作中，系統管理員壹般是合格的部門負責人或會計主管，也可以指定專人負責。但是，人們往往把系統管理員和數據管理員、網絡管理員混為壹談，導致工作中權責不清。最突出的問題是系統管理員的權力太大。相當壹部分單位在賦予系統管理員權限時可以調用系統的所有功能，有時甚至完全超越了會計主管的權限。
這主要有兩個原因:壹是某些記賬軟件本身就允許系統管理員擁有完全的工作權限，支持系統管理員享有所謂的“超級用戶”權力。二是壹些單位對系統管理員的崗位職責認識模糊，混淆了會計主管和系統管理員的崗位界限，經常混淆兩者。
2.憑證無縫修改對內部控制的影響。在實際工作中，有很多會計軟件都提供了“棄審”、“反記賬”、“反結賬”的功能來修改已錄入並保存的憑證。這些設置給會計人員的賬務處理帶來了很多便利。
會計電算化中所謂的“反記賬”，實際上就是從賬簿中扣除壹批已經記入賬簿的金額，使賬簿恢復到該批憑證入賬前賬簿的金額和余額狀態。毫無疑問，沒有人會贊同采用手工記賬下的“反記賬”。對於手工賬本記錄，為了保證不被記錄，當出現錯誤時，不允許塗改、挖去、刮掉或用藥水擦掉，不允許再次復印。同時，對兩種錯誤的更正，應分別嚴格處理:壹是賬簿登記中出現的錯誤，“錯字或錯號要用紅線註銷，但原筆跡必須仍可辨認”；二是因記賬憑證錯誤導致賬簿記錄有誤的，“應當根據更正後的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中，會計憑證錯誤時，就會發生賬簿錯誤。壹般有兩種方式進行相應的修正:壹種是紅字沖銷法，壹種是補充修正法。
“取消關賬”是指在期末關賬並編制企業會計報表後，取消關賬，即可以錄入關賬月份的憑證數據，過賬後可以根據賬簿重新編制報表。也就是說，同時使用“取消審核”、“反記賬”和“反結賬”，結賬後可以增加或減少當月的經濟業務，並且可以不留痕跡地更正賬簿錯誤，而已經記賬並編制的會計憑證，在取消審核後可以不留痕跡地修改會計憑證電子數據。從以上可以看出，上述職能對會計內部控制是壹個嚴峻的挑戰。
3.對審計工作環境的影響。正確處理會計電算化與審計的關系。會計電算化是對傳統手工會計進行改造和創新後產生的，它將在企業的現代化管理中發揮重要作用。電算化會計信息系統的誕生不僅給傳統會計帶來了革新，也給傳統審計帶來了巨大的沖擊。
4.網絡環境下電算化系統內部控制的新問題。傳統財務會計理論是建立在壹系列假設基礎上的，即會計主體假設、持續經營假設、會計分期假設和貨幣計量假設。傳統財務會計的四個假設適應傳統的社會經濟環境，並經過會計實踐的檢驗，證明其合理性。然而，當互聯網進入現代人的日常生活，充斥社會經濟活動的方方面面時，以前的會計假設所依據的社會經濟環境已經發生了巨大的變化。在新的社會經濟環境下，所有四種會計假設都面臨挑戰。同時，網絡會計對傳統財務會計實務產生了廣泛的影響，如權責發生制、歷史成本、財務報告、會計職能、會計模式、會計手段等。
四、應對方法
1.人員素質的培養是根本。會計信息系統是壹個復雜的人機系統，會計信息系統的應用和維護需要運用更復雜的信息技術和會計知識。首先，它需要壹個熟悉計算機技術、精通會計業務的團隊。在這個團隊中，最重要的成員就是保證系統正常運行，解決系統運行中出現問題的系統維護管理人員，也就是系統管理員。其次，由於信息技術的飛速發展和會計工作規範流程的不斷發展和完善，無論是計算機新技術還是會計業務的新要求都不斷對會計電算化提出了更高的要求，這就要求系統管理員首先要掌握和了解會計電算化的新要求，及時調整和更新系統，以便更好地為會計電算化服務。
2.嚴格按照《會計電算化工作規範》操作。選擇軟件開發商開發的符合《會計電算化工作規範》要求的商業軟件，摒棄只為用戶“方便”而不顧會計制度要求的嚴重商業行為。
3.分清工作職責。要求會計人員進壹步學習和理解會計電算化條件下的崗位分工，明確職責。加強對操作員崗位的約束，特別是系統管理員和電腦主管的權限。壹般情況下，計算機主管和系統管理員應分別由兩人擔任，尤其是實現網絡條件的會計軟件。從軟件的規模、電算化工作的強度和會計業務的工作量來看，都要求由專門的系統管理員負責。當然，在單位會計人員不多，會計業務量不大，會計軟件單機運行的情況下，也允許電腦主管和系統管理員為壹人。無論從會計工作分工、工作內容、職責等方面來看。，電腦主管是本單位業務的總負責人，系統管理員應服從電腦主管的工作安排。系統管理員的權限不是無限的，他所做的壹切工作都要對電腦主管負責。
會計信息處理和輸出的控制基本上是通過計算機程序自動進行的，這主要取決於應用程序的正確性和環境控制能力。系統設計應具有識別信息錯誤的能力。同時，要防止無關人員進入計算機程序操作。參與會計電算化的每個人都應實施合理的授權控制，通過設置操作員密碼和計算機日誌來防止錯誤和欺詐；還需要加專人輸入檢驗控制環節。未經檢驗，應該不能進入下壹步賬務處理。
4.做好電算化會計信息系統的文件管理控制。為了系統安全健康地運行，文件管理成為壹項重要的基礎工作。在制定會計電算化信息系統的實施計劃時，文件管理制度必須嚴謹、實用。
5.網絡電子信息的控制方法。第壹，網上公證形成三方牽制。利用網絡的實時傳輸功能和日益豐富的互聯網服務，可以實現對原始交易單據的第三方監控，即網上公證。第二，監控與操作的分離實現了系統內部的有效遏制。第三，實現在線測試可以及時解決軟件中可能存在的漏洞。比如我公司對湛江市100多個鄉鎮使用的農村金融軟件的維護，主要是通過網絡遠程控制實現的。
6.現代審計活動的控制模式。現代審計活動壹般分為三個階段:詢問審計、確認存在和系統分析。在查詢和審計階段，會計電算化應該能夠為審計提供新的查詢線索。因此，電算化會計軟件應提供“憑證-總賬-報表”之間的雙向查詢功能。在確認存在階段，會計電算化系統應提供多種會計核算方法供用戶和審計人員選擇，並編寫壹套預留的審計測試通道。系統分析階段是現代審計的壹個重要過程。系統分析過程的重點是加強會計電算化系統的內部控制。美國註冊會計師協會在審計準則第3號公告中將電算化會計系統的內部控制分為壹般控制和應用控制。總控制是指對電算化會計流程的組織、電算化會計系統的研發和應用環境的控制。應用控制是為了滿足各種會計處理的特殊要求，能夠預防、發現和糾正錯誤以及處理舞弊的控制措施。因此，應用控制與會計軟件的開發密切相關，應予以特別重視。
綜上所述，會計電算化控制的關鍵是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統的控制點；二是確定計算機硬件設備、開發工具和應用程序是否能滿足會計控制的要求。計算機和網絡技術越發達，會計控制的自動化程度就越高。可以想象，當整個社會由計算機網絡連接起來，可以將規範、標準的原始文件掃描進計算機自動識別，甚至可以采用電子數據網絡傳輸，最大限度地減少人為因素。會計控制功能將大大增強。但是，由於生產經營過程復雜，管理層次多樣，會計控制並不能絕對保證企業的經營管理和會計信息處理不會出現差錯。會計控制系統中存在人為和非價值因素，無法實現全過程的“絕對自動化”。而且計算機會計系統的采用增加了計算機舞弊的不安全因素，大大增加了企業會計控制的成本。判斷會計控制制度的優劣，不能認為可靠性越高越好，而要遵循成本效益原則，使控制成本小於不采用控制手段造成的損失。
參考資料:
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2.黃正睿主編。會計電算化中級教程。暨南大學出版社，2000
3.薛雲魁。手工會計的技術特征及其對會計電算化的局限性。會計研究
調查. 1997 (11)
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