壹、網絡交易數據庫的審計技術
在信息網絡化的環境下,會計數據的無紙化和網絡數據庫化是壹種發展的趨勢。對網絡信息系統的網絡數據庫或數據文件的審計是註冊會計師亟待解決的問題。從傳統的手工審計習慣出發,註冊會計師往往最關註的是:如何應用計算機審計技術獲取所需的審計證據,並對這些證據進行評價,進而判斷數據是否真實、可靠、完備和合法合規。解決這個問題的方法和技術很多,本文僅簡要介紹以下四種技術。
(壹)計算機抽樣取證、計算比較與綜合分析
這項技術作為審計軟件中的壹個基本功能程序塊,可被設計成靈活的通用程序。註冊會計師在使用時,根據需要選擇抽取數據的條件和參數,就可立即獲得所要抽取的業務數據。這種技術可用於平時的監督(如內部審計人員或外部的註冊會計師作為系統的壹個終端用戶),也可用於外部審計的年度審計。傳統審計中,註冊會計師壹般是在壹批業務發生後,才來審查這批業務是否合規和真實。在計算機審計技術普遍應用的今天,註冊會計師可實時調取網絡系統的業務或需要關註的重大經濟業務,以便及時提出內部控制的建議來保障數據的完整性。
1.計算機抽樣取證。譬如,對電子購銷業務的審查,要審查的業務是賒銷額大於5萬元或售價低於正常售價的15%的銷售業務;或要審查購入的原材料比標準價高出5%的業務。這些業務的條件是根據需要而定,有時條件是相當復雜的,用計算機進行操作往往能提高效率。
2.計算機計算比較和綜合分析。計算機按指定的審計條件從業務數據庫中抽取的業務記錄並直接由計算機程序自動計算金額數據項的合計額,並與標準或正常業務進行比較,反映出差異等必要的信息和可能的線索。同時,審計軟件也可對這些不同的業務抽樣審計進行綜合分析得到較綜合的審計證據。在此基礎上,註冊會計師可做出判斷和對被審計的網絡信息系統數據庫及其系統提出及時的建議。
(二)利用嵌入實時審計軟件
網絡信息系統需要經常性和實時監督,註冊會計師壹般可設計壹個程序塊嵌入被審查的系統中,采集審計所關心的關鍵數據。同時,嵌入的審計程序本身具有隱蔽性、安全性和穩定性,非註冊會計師不能看到這些審計程序和自動形成的審計數據。所以,註冊會計師應用這些審計程序就能自動記載所要收集的審計證據,還可隨時調閱這些證據文件,並利用這些審計證據可適時判斷系統運行情況和提出審計建議。
用嵌入的程序采集的審計證據文件,壹般分如下幾種:不合法而進入使用有口令的程序(如數據修改程序);未經批準而調用某數據文件;超權限使用系統;擅自調閱或修改審計線索數據項或審計證據文件。這項技術對於符合性測試是非常有效的,同時,在某些特殊的情況下也可用於實質性測試。由於這種技術要求在系統設計時,就要把這壹嵌入的審計程序塊結合進去,因此需要在網絡信息系統軟件設計標準中對這類審計線索生成的程序進行必要的強制規範。
(三)網絡數據實時備份加密技術
網絡實時備份如同手工開具銷售發票復寫幾份壹樣,在不同計算機硬盤上同時記錄業務發生的數據備份。而且這些備份數據中至少有壹份是由審計鑒證機構保存和適當加密,以便保持其數據的真實性和可靠性。這種方法也是保留審計線索的壹種重要手段。但這種技術的應用需要預先建立壹個具備備份能力的網絡服務器系統,而且有壹套備份數據的加密制度。
(四)專設審計控制字段
插入審計控制字段是指利用特殊的控制字段與被查的網絡信息系統數據文件的記錄或業務建立壹種關系或將發生的業務的關鍵數據加密並加以存儲,審計時根據這壹特征就能容易地收集到所需的審計證據。插入控制字段指單獨設置壹個字段(數據項)存放關系函數和有關加密的關鍵數據。這壹字段可專門用於審計鑒證。但是,它可在程序和業務編碼設計時結合在壹起,把控制內容融合在網絡信息系統中,以保證控制字段記載的內容真實和可靠。這種控制字段經常用於在線業務的處理,避免在線操作人員進行不合法的數據篡改或偽造。如果把審計控制字段與業務編碼、程序設計密切聯系在壹起,就可增加壹種可靠的應用控制手段,當然也給審計提供了方便的審計線索。這種技術強調在系統設計時,註冊會計師應當充分考慮各種處理特性和修改線索保留的措施,並融合到信息系統的設計內容中去,以便確保系統數據的安全性。