妥善管理人力資源檔案是人力資源管理的重要組成部分，它不僅可以有效地為人才保密，還可以維護人力資源檔案的完整性，防止數據被破壞。建立和完善企業人力資源檔案管理方案是關鍵。
目錄:
壹、關於員工人事檔案管理的規定
二、員工培訓檔案管理辦法
三、員工績效檔案管理方法
四、員工檔案保管規定
動詞 （verb的縮寫）員工檔案利用辦法
附件:人力資源檔案管理表
壹、關於員工人事檔案管理的規定
概念解釋:
員工人事檔案是公司管理人力資源的重要依據，必須制定相應的規定，加強員工人事檔案的管理。
寫作要點:在制定本文案的過程中應註意以下幾個方面:
(1)目的明確；
(2)明確員工人事檔案包含的內容。
範文:
XX公司員工檔案管理規定
為加強公司人事資料的管理，特制定本規定。
1.人事命令和通知發布後，應與員工的證書(申請表或提交材料)壹起歸檔。
二、每月初根據人員流動記錄簿，編制“人員流動月報”，經審核後，列出檢查人員流動率的依據。
3.如果員工需要“服務證明”或“離職證明”，可以在人力資源部的說明中詢問原因，由經理填寫證明並轉秘書室蓋章。
第四，人力資源部每月要把10上的主管名單整理出來，發給總機備查。
5.人力資源部應準備的文件包括以下內容:
1，人力變更案；
2.員工獎懲情況；
3.員工績效考核案例；
4.員工培訓案例；
5.人事條例；
6、人事服務案例；
7.人民館報案；
8.員工福利案；
9.文化體育活動情況；
10，涉外案件；
11，收發文件登記簿。
不及物動詞本規定自發布之日起施行。
二、員工培訓檔案管理辦法
概念解釋:
公司在培訓員工時，應建立員工培訓檔案，加強員工培訓檔案的管理，使員工培訓工作有據可查。要點:(略)
範文:
XX公司員工培訓檔案管理辦法
壹、為加強員工培訓檔案管理，使員工培訓工作有據可查，特制定本辦法。
二、員工培訓檔案是對員工進入公司以來所參加的各種培訓活動的詳細記錄。
三、員工培訓記錄的內容包括:
(1)崗前培訓中，員工接收各專業培訓課程的課程名稱、內容、時間、考勤記錄，參加考卷，培訓師對員工的培訓評價，員工參加崗前培訓後的心得或總結報告；
(2)在職培訓中，員工參加專業或外語培訓課程的考勤記錄、課程情況、考試成績、評估表、總結報告等。；
(3)員工在工作期間應自費參加社會舉辦的各種業余培訓班，如報到證及畢業證書復印件等相關材料。
第四，員工培訓檔案及其工作檔案，由公司人力資源部作為員工升職、晉級、加薪的參考。
第五，員工培訓檔案也是公司培訓部門發掘和調配人才的原始依據。
不及物動詞本辦法自發布之日起實施。
三、員工績效檔案管理方法
概念解釋:
為了激勵員工，公司應及時記錄員工的工作表現，建立員工績效檔案，加強績效管理。
編制要點:(略)
範文:
XX公司員工績效分叉案例管理辦法
第壹，這種方法是為了記錄員工的績效，便於績效考核，加強績效管理，激勵員工。
第二，要建立工作業績檔案，對每個時期的工作進行評價和考核，並在檔案中記錄其主要業績。考核標準以崗位責任中心的職責範圍為依據，考核工作可以分配到各個部門，最後由人事部門匯總。
第三，建立員工績效檔案的目的是為了便於對員工進行正確全面的評價。對工作突出、成績大、貢獻大的，要表揚、獎勵、提拔等。對於那些工作不踏實、懶惰、經常犯錯誤的人，應該批評、懲罰、降職或開除。
四、員工績效檔案的內容主要包括以下幾個部分:
1文件資料。主要證件包括員工人事調動表、勞動合同、員工身份證、專業畢業證、學位證、失業證等復印件。
2.考核記錄，主要是《員工績效評估表》。公司實行制度化的考核工作，定期對員工的表現進行孝敬。考核記錄可以全面反映員工的工作概況，起到重要的參考作用。
3考勤記錄。員工每月的考勤統計按年匯總，以專門的統計表的形式存儲在員工的工作檔案中。員工考勤記錄是員工工作態度的反映，反映了員工對企業的忠誠度和對工作的責任感。
4.獎懲記錄。員工在日常工作中因表現突出或違反紀律而受到獎勵或處罰的記錄，是對其工作能力、可靠性、責任感和工作態度的壹種檢驗，也是考核員工績效、使用和提拔員工的重要依據。
5等級變化。在工作中，員工的職位、級別、工資會因工作表現、工齡等因素而發生變化。這種變化也反映了員工的工作能力、工作業績和貢獻。所以員工工作檔案中員工職級變動的記錄就是壹個考驗。
考核員工工作表現的客觀依據。
第五，在員工檔案中，還需要收集員工的工傷記錄、客人對員工表揚或投訴的信件(復印件)等。這對於全面有效地考核員工的績效有著重要的作用。
不及物動詞本辦法自發布之日起實施。
四、員工檔案保管規定
概念解釋:
檔案保管是員工檔案管理的重要組成部分，公司應建立相應的檔案管理制度，加強檔案保管。
要點:員工檔案保管規定通常包括以下內容:
(1)檔案的歸檔；
(2)檔案的保密性；
(三)檔案的移交；
(四)檔案統計；
(5)檢查檔案。
範文:
XX公司員工檔案保管規定
壹、檔案材料的歸檔:檔案人員要及時歸檔新形成的檔案材料和歸檔的壹般程序。
1，鑒定材料看是否符合備案要求。
2、根據材料的性質和內容，確定其歸檔的具體位置；
3.在目錄中填寫材料名稱及其相關內容；
4.在檔案館儲存新資料。
二、檔案的保密:企業制定檔案保密制度的具體要求如下:
1，對於規模較大的企業，壹般需要設立專人負責檔案的保管，並應具備必要的歸檔設備；
2.倉庫應配備必要的防火、防潮設備；
3.保持儲藏室和文件櫃的整潔，不存放無關物品；
4.未經授權，任何人不得將人事檔案帶到公共場合；
5、無關人員不準進入倉庫，嚴禁吸煙；
6.當妳離開時，關燈，關窗，鎖門。
三、檔案的移交:檔案的移交壹般是由於工作變動等原因造成的，移交的壹般程序如下:
1，把該轉的檔案拿出來；
2.在檔案臺帳中核銷；
3.填寫《人事檔案資料移交通知書》；
4.根據簽發文件的要求進行包裝和密封。
檔案在傳輸中壹定要遵循保密原則，壹般都是通過保密渠道傳輸，不能自己帶。另外，接收單位收到檔案後必須在回執上簽字蓋章，並及時歸還。
四、檔案統計:要統計企業人事檔案的相關信息。人事檔案統計的內容主要包括以下內容:
1，人事檔案數；
2.關於收集人事文件的補充資料；
3.文件排列；
4.文件保管；
5.利用率；
6、倉庫設備；
7、人事檔案人員:
檔案檢查核實:企業應對人事資料檔案進行定期或不定期的檢查核實。
在查看人力資源檔案內容時，需要查看人事檔案本身，如是否發黴、蟲蛀；還要檢查人事檔案的存放環境，比如檢查倉庫的門窗是否完好，是否有其他存放錯誤。
在下列情況下，應徹底檢查和核對人事檔案。
1，突發事件後，如丟失、被盜或洪水；
2.有些檔案被質疑後，如果不確定某個材料是否丟失；
3.發現壹些損壞後，如材料發黴、蟲蛀等。
動詞 （verb的縮寫）員工檔案利用辦法
概念解釋
檔案利用與檔案保存壹樣，是員工檔案管理的重要內容，因此也需要建立相應的規章制度，加強檔案利用管理。
編制要點:員工檔案的使用方法通常包括以下幾個方面。
(1)目的；
(2)檔案的利用；
(3)檔案利用操作規程。
範文:
XX公司員工檔案利用辦法
1.目的:為了高效有序地利用檔案資料，公司制定本辦法。
二、檔案的利用:人事檔案的利用主要有三種方式:
1，設閱覽室參考。閱覽室壹般設在人力資源檔案庫房內或附近，以便進行音量調節和管理。這樣便於參考、指導和監督，也便於防止泄露和丟失。
2、出借使用。當符合下列條件時，企業可以出借人員使用:
(1)該企業領導需要查閱人事檔案；
(2)公安、保衛部門因特殊需要必須借閱人事檔案的。
註意放款時間不要太長，不還的壹定要催還。
3.出具證明材料。壹般情況下，證明材料可以是人事檔案部門根據有關文件出具的資料或證明材料，也可以是人事檔案材料的復印件。
要求提供材料的理由壹般是入黨、入團、升職、招工或出國。
三。檔案利用的操作程序:各類檔案利用的操作程序如下:
1，訪問程序
(1)首先由申請人制作壹份書面的文獻檢索報告，報告中會寫明申請的對象、理由、目的以及申請人的概況；
(2)其次，檢查單位(部門)蓋章，負責人簽字；
(3)最後由人事檔案部門對申請報告進行審核，理由充分、手續完備的，予以批準。
2.貸款程序
(1)首先，檔案借閱單位(部門)寫壹份檔案借閱報告，內容類似於檔案查找報告:
(2)其次，由借閱單位(部門)蓋章，負責人簽字；
(3)第三，人事檔案移交部門審核批準檔案借閱單位；
(4)然後，登記借閱檔案，將借閱檔案的時間、資料名稱、原因、份數寫清楚，由借閱檔案人員簽字；
(5)最後，歸還檔案時，應及時在借閱登記上註銷。
3.出具證明材料的程序:單位、部門或個人需要人事檔案部門出具證明材料時，應履行以下程序:
(1)相關單位(部門)出具介紹信，說明需要證明材料的原因，並加蓋公章；
(2)人事檔案部門根據有關規定，結合用戶要求，提供證明材料:
(3)證明材料由人事檔案部門相關領導審核，加蓋公章後登記發放。
附件:人力資源檔案管理表
壹、人員登記表
表1 ××公司人員登記表
號碼、姓名和職位
日期，性別，出生
出生日期和地點身份證
戶籍數量最多。
學術辭職
日期
二、人事檔案管理卡
表2 ××公司人事檔案管理卡
完成
祖先
編號
記錄
數字
情況
卷
數字
離開後返回
日本和韓國單位
名稱處理程序名稱倉庫管理
倉庫管理人員簽名日期
人員識別
第三，文件訪問列表
表3 ××公司文件訪問表
文件名
核準
讀者
文件號和件數退回，日期由收貨人簽字。
* * *文件
註:此單壹式兩份。第壹聯在檔案歸還後由檔案室交還檔案整理員，第二聯留存“備查”。
四、人事檔案信息卡
表4 ××公司人事檔案信息卡
姓名、性別、血型、省份和原籍縣
城市出生
日期照片
地址，現住址，身份證號
遷移統壹編號
遷移勞動力
保險日期、年、月、日、卡號
郵寄地址，電話號碼，退保日期，年月日。
特殊保證人姓名、離廠原因
最喜歡的地址日期
學習經歷學校名稱部門
(系列)畢業時間、經歷、服務辦公室、開始日期、結束日期、工資和津貼
家庭關系、姓名、年齡和職業
薪水
批準任命日期工資金額分配單位名稱。
董事長、總經理、副總理、經理、廠長
幹預
紹興的延續/簡稱
人名關系
地址和電話號碼
動詞 （verb的縮寫）文件內容寄存器
表5 ××公司文件內容登記簿
類數
在箱號中註明
不及物動詞檔案清單
表6 ××公司檔案清單
什麽時候保存保險庫編號和計數器編號？
公司部門文件名稱內容類別入庫日期出庫日期收件人簽收
年月日月日月日。
審核:王冠:經理:
七。人事檔案參考表
表7 ××公司人事檔案參考表
機構名稱:備案單位名稱:
案卷目錄號:案卷號:
本卷(書)中的文件數量:
本卷(書)要解釋的信息:
歸檔器:檢查器:
年月日月日月日。
八。存檔文件的目錄
表18 ×××公司歸檔文件目錄
豐德斯諾。:目錄號:部門
文件序號、正卷類別號、文件標題、起止日期、卷內張數、保存期限、備註
九、閱檔催還票據
表9 ××公司文件閱讀提醒
同誌:
經調查，您訪問的下列文件已經過期，因此其他人可以使用和管理它們。請以文件為準。
訪問規則將在天內返回。
文件號
參考編號
名義名稱
貸款期限原定。
還款期數
數量
評論
棕樹
十、閱檔提醒存根
表lO ××公司文件閱讀提醒存根
借款人:
檔案號叫原借期。
還款數量提醒發布日期
棕樹
XI。檔案存放地點清單
表15-11 ××公司文件存放位置表
全宗名稱:全宗編號:
公文目錄號、文件目錄名、目錄中文件起止號的存放位置
地板室機架(拒絕)網格
十二。文件存儲表
表12 ××公司檔案保管表
樓層:樓層:房間:
機架(剔除)網格
全宗號全宗名案卷目錄號案卷目錄名案卷起止號目錄號
十三、文件的封面
表13 ××公司檔案封面
(鄭宗基的背影)菲力諾。董事編號第20號文件
Xxxx檔案室
文件號
星表號數
卷號
組織名稱
備案部門名稱
(卷名)
案卷類別中的項目號:立案時的案卷號:
從年月日到年月日。
根據《檔案材料保管期限表》第壹條
* * *本卷中的張數。
儲存年份
Xxxx檔案室
文件號
星表號數
卷號