室內場地也需要室內溫度和照明，尤其是冬季和夏季。房間溫度要控制好，使與會者不會太熱或太冷，影響會議效果。同時，如果需要開燈，也要對燈進行調試，保證正常運行。
數據準備
壹般開會的時候，會有會議的信息。這些要準備好，給需要的人，提前放在會議座位上。
座位安排
根據會議的類型、形式、規模，合理安排會議的座位，如圓桌會議。如果是培訓會，最好是扇形位置，聽眾在扇面上，揚聲器在扇面底部。根據不同的會議類型，確定會場的座位安排。