(1)明顯是政治性和政策性的。隨著階級和國家的出現，公文成為統治階級維護統治地位和階級利益的工具。就我們社會主義中國而言，它們是維護全體人民利益和實現廣大人民利益的工具。因此，公文具有鮮明的政治色彩，公文的發出是政治活動的表現，其所承載的內容具有明確的政治意圖，這是公文最本質的特征。同時，國家政權和代表壹定階級利益的社會政治集團必須制定壹系列方針、政策、法律和法令，以實現政治統治、社會管理和生產管理。為了保證這些方針、政策、法律、法令的實施，需要采取壹些具體的強制性實施方法和措施，而公文是傳達這些方法和措施內容的重要工具，因此公文具有很強的政策性。
(2)具有高度的權威性和嚴肅性。公文肩負著國家機關和單位行使權力、組織和推動各項公務活動的重任。因此，它對收件人具有高度的權威性和不可動搖的約束力。在公文執行過程中，受送達人不得擅自更改、修改或曲解公文精神，更不得抗拒。正因為公文代表了發文機關的法律權威，具有行政約束力，所以公文才是嚴肅的。制作和分發公文是壹項嚴肅的工作，必須按照既定的程序和格式進行。它通過起草、修改、審核、校對等多個流程來保證公文的準確性、有效性和合理性。
(3)具有強烈的傾向性和象征性。各級組織和機關下發的公文，就其思想政治內容而言，都帶有很強的傾向性。什麽是贊成的，什麽是反對的，什麽是提倡的，什麽是限制的，壹定要清晰明確，不能含糊，不能模棱兩可。這是由其思想政治內容的明確性和公文本身的目的決定的。任何公文實際上都是代表組織、機關制定的，是壹級組織、機關對自己行為的書面語言的包裝。任何壹個組織和機關發布的公文，無疑都是該組織和機關在社會和世界面前樹立的壹面旗幟和象征，既讓人們知道了他們的思想傾向和政治態度，也讓世界知道了他們的面貌和形象。因此，公文具有很強的傾向性和很強的象征性。
(4)具有現實導向性和時效性。公文是隨著具體工作的開展而產生和使用的。告訴人們該做什麽，怎麽做，不該做什麽，不該做什麽，這本身就是壹種行為準則，旨在指導實際工作。所以也有相對的時限要求。隨著工作日程的不斷發展，形勢的不斷變化，以及簽發機關本身的不斷變化，舊的公文將被新的公文所取代。壹項工作完成後，為這項工作而形成和使用的公文自然也就結束了它的使命。公文的使用壽命各不相同，有的時效性長，如規範性文件，有效期可長達十幾年、幾十年甚至更長，通過不斷修改完善，可以不斷延續；有些是短期的，比如單個工作的部署和檢查。隨著這項工作的結束，公文的效力也隨之終結。
(5)具有嚴格的形式性和規範性。所謂程序，就是公文的寫作和處理有壹系列的原則、方法、程序、規範和程序。制定和發布正式文件應遵循嚴格的程序和特定的結構。從公文內容看，它有壹套自成體系的寫作格式和規範要求；從公文的形式來看，它有規範的面、眉、正文、版本註釋等。，並將各部分納入標準化、規範化管理；從公文管理來說，它有壹系列的程序和管理制度。這些程式化的規定和要求，必須以書面形式嚴格遵守，任何單位和個人都不能另搞壹套，自行其是，擅自更改。
(6)具有特定的保密性和範圍。公文將由發文機關根據公文制作的目的和要求確定。除了公告、通知、通告等公開文件外，大部分公文都是內部文件，都是機密，需要嚴格保密。凡是有密級限制的公文，統稱為機密公文。凡能按規定接觸和閱讀公文的，都有保密的義務和責任。壹般來說，公文的密級限制與分發範圍大體壹致。對於高分類的文檔，分發範圍相對較窄，而對於低分類的文檔，分發範圍相對較寬。因此，公文的分發範圍往往根據工作需要和保密程度而有所不同。
公文的功能
公文因其性質、類型、特點和流通範圍的不同，發揮著不同的社會作用。任何壹種公文或文件並不總是發揮單壹的作用，往往同時具有幾種功能和作用。
第壹，領導和引導。黨政機關最重要的領導作用之壹就是制定路線方針政策，制定各種方法措施。路線、方針、政策和措施通常以各種正式文件的形式發布。上級下發的文件是直接釋放領導意圖，表明對有關問題的態度，提出解決的意見和方法；這些文件對各條戰線和各地區的工作起到了引領和指導作用。
二是聯系官方角色。各級黨政機關和單位是黨和國家政權機關的組成部分，所有機關和單位都必須保持密切聯系，以便上下溝通，左右協調，相互了解。公文最初是為了滿足聯系和處理公務的需要而產生的。接觸和處理公務的範圍非常廣泛。壹個機關或單位的反映意見、交流信息、回答問題、協商工作等活動，往往是通過公文往來來實現的。比如，下級機關經常以批示、報告等形式向上級機關反映工作中的問題。，這對上級領導機關了解情況，行使職權，推動工作是十分必要的。
第三是宣傳教育的作用。任何壹種正式文件，從黨中央、國務院的“紅頭文件”，到鄉鎮、街道的通知、公告，都是通過宣傳壹些思想，闡述壹些道理，來說服和教育廣大黨員、幹部和群眾，使廣大黨員、幹部和群眾相信文件的內容和觀點是正確的，從而使他們自覺貫徹執行。公文的宣傳教育作用體現在，要提出工作原則、任務和措施，說明工作的意義，使人不僅知道做什麽、怎麽做，而且知道為什麽要做；從而減少盲目性，增強自覺性，把黨和政府的意圖變成自覺的行動。
四是規範言行的作用。在我國，許多黨紀、行政法令、規章都是通過公文發布和宣布生效的，有些公文如通知、通告、指示、命令、條例、規章等本身就具有法律效力。壹旦發出，就必須堅決執行，誰也不能違反。這樣，它們就必然成為人們在某壹方面的言論和行為規範。
五是工作基礎和法律文書的作用。官方文件用來記錄和傳達當局的意圖。下發後，要求相關部門和個人遵照執行，自然使公文起到了工作依據和憑證的作用。人們要根據公文的內容和精神來處理工作，所以相關的公文是這項工作的基礎。任何壹種公文，在形成並公布後，都具有法律效力，它本身就是壹種法律憑證。因此，若幹年後，為了解釋或澄清某個問題，可以依據文本，或告上法庭，或公之於眾。執法和仲裁機構也可以以此為依據，對事情的是非曲直做出客觀公正的裁決。
第六是門面和形象的作用。任何壹種或任何壹種形式的公文，最直接、最現實的目的就是傳達和記錄機關或組織的意圖或活動，代表機關或組織進行陳述，這也應該是公文最基本的功能。公文之所以能夠產生並成為現實，主要原因就在於此。當黨和國家領導機關的形象成為某種方針政策時，要想下達執行，就必須以公文記錄下來，傳達到全國或有關部門、單位。從這個意義上說，公文是機關或組織的留聲機、喉舌和門面。它的好壞不僅直接影響壹個機關或組織的權威，而且影響其形象。從這個意義上說，機關或組織的公文，實際上是機關或組織之外的部門和單位觀察和了解該機關或組織的壹面鏡子和窗口。透過這面鏡子和這扇窗戶，人們可以清楚地看到公文制作人的性格和風格。
第七，史籍和文獻的作用。黨政機關或組織正式下發的各種公文，都是為了傳達指示、指導工作而產生的。公文壹旦歸檔，十年、百年甚至更久之後，自然就成了史料。這些材料作為檔案保存下來，不僅具有重要的歷史文獻價值，而且具有很高的科研價值，可以為後人查閱和研究歷史提供可靠的材料和可靠的證據。