1，做壹個選項列表。
必須列壹份會議地點清單，清單上要註明會議所需的所有重要條件。如果榜單設計合理，說明酒店的條件好壞，會大大方便各個地方的比較和選擇。
2、選擇合適的場地類型
選擇合適的會議地點必須根據當地可利用的會議資源、會議程序、預期的與會人數、與會者的背景以及與會者最重要的會議目的、目標和偏好。
3.會議類型和地點的匹配
舉辦培訓活動的最佳環境是能夠提供專業人員和設施的成人教育場所。
研發會議需要壹個有利於沈思和啟發的環境。
重大的獎勵表彰會議壹定要有檔次，要有吸引力，會議的目的是獎勵表現突出的。
展銷會和新品展，需要選擇有展廳的地方，還要求到會場所在的幾個城市的交通必須方便。
4.會議場地的租賃價格
在所有條件滿足會議需求後，價格往往起決定性作用，但在會議場地的租賃上。壹定要註意價格的類別和單位。基於現場的定價和基於日的定價有本質區別。壹般壹個會議定在4個小時。大約半天。有些酒店是按壹天三場計算的。所以需要明確酒店的場地計價單位。壹天的計算包括上午、下午和晚上。計價單位明確後，那就是場館供應商給的施工時間。安排壹次會議需要時間。安排時間是否自由，費用多少？所以，只有綜合比較所有情況下的價格，才是最終可以比較的價格。
租賃會議場地應註意的事項
敲定會議場地後簽合同。簽合同也是壹門學問。壹定要把之前確認的所有項目和價格說清楚，白紙黑字寫下來。記下結算賬號、結算方式和結算幣種。包括酒店承諾的服務和會場免費配套設施。當然，大型會議最好註明某壹級誰負責，以免會議過程中出現問題，找不到對接的人。
會場布置方案
1、基礎設施布置
(1)平臺:高度適中，通往平臺的走道有照明。平臺中央要有要召開會議的名稱和會議中心或會議酒店的名稱。
(2)麥克風:麥克風提前調好，音量不易過大。
(3)寫字板和自來水筆。
(4)視聽設備:電腦、投影儀、錄像機、屏幕、音響設備、激光筆、免費郵件服務、DVD空調、燈光等。
(5)照明:照度均勻，照明柔和穩定，易於控制和調節。
(6)音頻:包括調音臺和會議麥克風。
(7)會議視頻系統:錄像機、投影儀、幻燈機、視頻特技機、攝像機等主要設備，以及視頻切換器、視頻分配器、標準轉換器等輔助設備。
(8)同步傳輸和投票系統。
2、會場布置
(1)場館布局的基本原則:
切中要害:根據會議的性質，在布置會場時要註意突出會議的主題和目的。比如黨代表會議的會場，要求簡潔、莊重、大方。
正規:任何場地布置都要有序、整潔、有條理。
簡單:從會議的實際效果和自身的經濟能力出發，以最低的成本創造最大的經濟效益。
實用性:會場布置應符合會議所需的功能。
和諧:場地的色彩和場地元素的大小要協調。
(2)場館布局的基本模式
劇院(禮堂)式:適合人數較多的大型會議，如新聞發布會、論壇、辯論會、啟動儀式等。
辦公桌風格:適合論壇、新聞發布會、研討會、培訓等。這種風格便於聽眾記筆記。
空心圓(正方形或多邊形)型:適用於地位等級相近的小型會議，如會議、研討會等。
u型或馬蹄形:適合小型培訓會議。
圍桌:適合中式宴會，如答謝會、招待會、茶話會等。