函件適用於無隸屬關系的機關之間協商工作、詢問和答復問題、請示批準和答復審批事項。
信函用途廣泛，使用頻率高，可謂公文中的“輕武器”。具體來說，信件的用途主要包括四個方面:
1.同級機關或者不隸屬於機關的單位之間的公務往來。
2.請求無隸屬關系的業務主管部門批準相關事項。
3.業務主管部門對無隸屬關系的機關請示事項的批復。
4.政府機構與個人的聯系，如回復群眾來信。
二、信函的特點
1.廣泛使用。字母的使用不受級別或單位大小的限制。收發信件的單位是以平等的身份相互聯系的。從國務院到基層組織、企業、事業單位、社會團體都廣泛使用信函。
2.寫作是多向的。字母可以上下，但大部分是平行的。
3.語言的謙虛。無論是哪種信函，語言都要謙恭、尊重，力求得到對方更多的理解和支持。書信是最註重文言詞匯運用的公文。書信是公文中最具文學性的語言。
第三，信函的類型
1.談判函，即非掛靠機構之間討論工作、聯系相關事宜的信函，如人事談判、考察學習聯系等。
2.詢問函和答復函，即互不隸屬的機關之間就特定問題相互詢問和答復的信函。問詢函和回復函實際上可以分為“問詢函”和“回復函”。壹些不清楚的問題向有關機關和部門提出，機關和部門提出的問題用詢問函說明，用答復函回答。大部分問詢函和回復函涉及的都是問題而非具體工作。
3.批準書。即用於非隸屬機關之間審批事項的請示和批復。事實上，審批函可以分為“審批函”和“核準函”。審批函用於向非所屬部門請示審批事項，審批函用於向非所屬機關單位回復審批事項。
4.通知函，即向非掛靠機關告知相關事項的信函。
以上是根據信件的內容和用途對信件進行的分類。如果按照文本格式分類，信函可以分為正式信函和非正式信函。如果按照書寫方向分類，信件可以分為外發信件和回復信件。
第四，信的結構和寫作
(1)標題
信函標題壹般由簽發機關、理由和語言組成，有時也可以只由理由和語言組成。
(2)文本
1.開始。寫作的原因、背景和依據。
壹般來說，信函的開頭或說明是根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
在回信的開頭，會引用對方通信的標題和文號，有的回信還會簡要描述信件的主題，與回信的寫法基本壹致。然後，有的回復引出主要事項，也就是回復意見，用下面的語言。
2.主題。記下需要討論、詢問、答復、聯系、請示或答復批準和通知的事項。
書信、書信、回信壹般比較簡單，可以結合寫作理由。事項比較復雜的，應當單獨書寫。
13.結論。不同類型的信件結論是不同的。如果寫的只是告知對方此事而沒有對方的回復，結論通常是“特此告知”“特此發函”。如果要求對方回復，則使用“希望回復”、“希望立即回復”等字樣。請在信中註明“請批準”和“希望有所幫助”。
第五，註意問題
1.註意批復和請示的區別，有隸屬關系的向上級請示，無隸屬關系的向業務主管部門請示有關事項，使用批復。主管部門以批準函回復請求批準的事項。
2.開門見山，直奔主題。無論是寫信還是回信，都不要拐彎抹角，避免空話、套話、空泛的評論。
3.壹文壹信，簡潔明了。
4.語言應當規範、得體，並體現信函的語言特點。發函時要使用平和、禮貌、真誠的語言，對主管部門要恭敬、謙讓，對下級單位要平和，對平行單位和無隸屬關系的單位要友好。避免使用生硬和命令式的語言。回復時態度要明確，語言要準確，避免含糊不清、不確定。
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