制度是實施路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料員收集和獲取。工程資料整理方案是工程資料整理的基礎。例如，在方案中要明確施工檢驗批的劃分編號、各種材料的檢驗批、各施工工序的檢驗點和檢驗驗證部位，使工程資料記錄和整理與工程實際施工相壹致。
2.工程數據必須及時記錄和收集。
工程資料室對建築工程質量的真實反映和記錄。因此，各種資料必須根據施工進度及時收集整理。指定專人負責工程資料的管理，負責逐項跟蹤收集質量保證資料，及時做好分項、分部工程質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。使內容連貫。項目前期應及時收集項目前期資料，如中標通知書、定線成果報告、地質勘察報告、各種合同、施工組織設計和方案等。由於信息收集的及時，當項目完成後，就不會缺少信息。在施工過程中，現場的施工管理技術人員要及時做好當天施工項目的信息，不能堆砌重復做，會造成信息遺漏或錯誤。項目部指定專人每月收集、核對所有在建工程的資料，即使有缺項也能及時補充，及時發現資料中的問題和錯誤，及時糾正。在工程的最後階段，需要及時收集施工單位各項安全使用功能的檢測數據，如消防檢測、人防檢測、防雷檢測、室內環境檢測數據、沈降觀測數據、電梯檢測數據、節能檢測數據等。及時收集設計單位的設計變更、勘察單位的地勘處理變更、監理單位的管理清單、監理工程師的通知、分包商的信息等。
3、確保工程數據的真實性和準確性。
真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的信息會讓我們產生誤解。必須堅決杜絕偽造原始記錄的做法，否則壹旦工程出現質量問題，不僅不能作為技術資料，反而會造成工程技術資料的混亂，造成誤判。同時也不能為了獲得更高的工程質量水平而歪曲事實。數據的整理必須真實、客觀、準確。
準確性是工程技術數據的核心。零件和項目的劃分要準確，數據計算要準確，不允許隨意填寫。分項工程質量評定應規範，符合質量檢驗評定標準的要求。數據不應有任何改動。材料中使用的形式要統壹，不能五花八門，用詞要規範，不能用口語或專業語言，讓外行人看得懂，沒有任何歧義。多種分項工程檢驗批質量驗收記錄，大都會產生的數據是100%，乍壹看不可能，所以做數據的技術人員就想方設法扣分，在鋼筋外觀上寫“鋼筋有裂紋”。做數據的人從來沒有想過開裂的鋼筋不能在工地使用，總是自以為是的填寫數據，評定表中的檢驗點也無法對應到附帶的質量數據。有些人知道如何規範現場施工，但就是不知道如何用文字描述這個過程。單從行業的數據來看，施工工藝不符合要求。每個人總是更重視外面的工作而不是裏面的工作。感覺現場做的很好，質量合格，項目可以順利交接。感覺業內無所謂，處理好檢查或者竣工資料就行了。沒想到壹旦出現質量事故，當時不經意填寫的信息就是證據。施工技術資料要真實，記得偽造，有的資料員平時懶於動手，交工作時又手忙腳亂地拼湊捏造，造成漏洞很多，嚴重失實。這就要求充分發揮施工單位、監理單位現場管理人員和施工單位負責人在技術資料審查和監督中的作用。企業的技術負責人要時刻掌握技術數據，重要的部位必須親自審閱和檢查。資料員在制作各種資料前必須深入施工現場，當面核對工程和資料，認為準確無誤後才能填寫。如:技術安全交底是否真實，是否落實到人；管道壓力試驗是否按規範進行，是否符合要求的標準；電氣接地電阻和絕緣值是否在允許範圍內；各種材料的合格證是否是工程使用的產品等等。所以壹定要認真填寫信息，確保信息準確、規範、合理。
4.確保工程技術資料的完整性。
內業技術資料不全會導致片面性，無法系統全面地了解單位工程的質量狀況。不僅信息內容要填寫完整，涉及的數據也要有據可查，現場原始資料要完整。壹份完整的施工資料不僅應包括施工技術資料，還應包括相應的試驗數據和質量證明材料，以保證資料的完整性。除了質量證明材料，我們平時的施工日誌和測量放樣數據也很重要。雖然有些不需要成為竣工資料的壹部分，但是我們也要把這些相關的資料放在壹起，讓質量評定表上的數據有據可查。
5、職責明確，簽認齊全。
《建築工程質量檢驗評定標準》規定了“質量檢驗評定的程序和組織”。各級質控人員要明確職責，不能越級評價，馬虎過關。由技術員、質檢員、工長現場自檢，記錄混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣的施工質量，確保實際施工質量與評定相符，並逐壹簽字確認；對於各種隱蔽、變更、關鍵部位，要求相關人員進行見證，並逐壹簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任不到位。及時會簽圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收、竣工質量驗收等各種工程會議的驗收資料，簽字蓋章齊全。
6、做好技術資料的整理和保管工作。
由於現場技術資料分散在多人手中，要求有專人收集資料進行統壹分類。資料應按單位工程、分部工程和分項工程逐項進行整理。以壹般房建項目數據為例。在施工期間，可以對地基與基礎、主體、裝修、屋面、水電安裝等不同分項工程的資料進行整理，方便各分項工程的質量驗收。在完成之前，可以將已經初步整理排序的材料合並匯編成論文。應建立專門的目錄賬戶進行數據管理。臺帳要求既能反映項目建設進度是否與內業資料同步，內業資料是否齊全，又能方便查閱。最好能實現電腦化管理(目錄的文字版及時更新，附在資料首頁，方便查閱)，在電腦上需要時能立即查到每個施工項目的時間和每個資料的存放地點。有了這樣的電子版賬本，不僅可以減少人力物力的浪費，還可以減輕業內員工的工作強度。要建立相應的全卷、卷內目錄和參考表，不僅要有文件盒裏的手工版，還要有電腦上的電子版，方便查閱。隨著檔案建設管理的深入，辦公資料將實現標準化、計算機化和信息化。整理好的資料可以交給檔案館保存，工程完工時，竣工資料也就完成了。
做好施工過程中各種影像資料的收集和歸檔工作，如施工過程中隱蔽驗收的電子版和照片、各種驗收會議的照片、各種性能測試的照片等。數據的保存也很重要。現在很多項目都有單獨的資料室和專職館員。要有健全的資料保存制度和借閱制度，檔案櫃內要有防蟲防黴物品，並采取防塵、防潮、防高溫措施。工程檔案的壽命很長，就像我們壹樣。因此，我們應該好好保管工程檔案，使她的壽命更長。
7.具有尊重崗位、熱愛事業、勇於奉獻的精神。
館員要養成壹貫的“勤於嘴、勤於手、勤於腿”的工作作風，勤於問質檢、安全、材料等問題，及時了解施工、材料情況；三方勤勉及時見證、報驗、送檢；勤於及時填寫各種隱蔽工程資料，及時找幾個簽證。勤於隨時到現場進行工程的施工情況，如基礎、柱的鋼筋是否符合圖紙，管道的防腐保溫是否按工序進行，送檢材料是否按要求分批取樣。力求數據與施工同步，真實記錄項目建設全過程。
8、統壹的數據管理軟件和標準化的執業制度。
目前這個行業有很多數據管理相關的軟件，各有優缺點。目前還沒有統壹整合，數據管理軟件也沒有聯網。鼓勵軟件開發企業盡快開發能夠實現技術數據網絡化采集和管理的軟件。由於壹個項目中不同施工管理人員個人崗位內部的信息是不壹樣的，為了保證信息的真正同步，我們需要這樣壹個軟件來實現不同的技術人員在不同的電腦上完成個人信息，同時信息管理人員的電腦可以更新、收集、保存相關信息，從而實現網絡化辦公的數據管理軟件。統壹的數據管理軟件可以盡快實現未來電子文件的轉移，取代傳統的紙質方案。