1，人事管理檔案應在員工到崗壹周內，負責收集員工到崗後形成的人事資料的部門齊全。當員工通過試用期並被正式錄用後，其人事資料將移交給人力資源部。
2.人力資源部根據人事管理檔案分類目錄對移交的人事資料進行審核。發現人事資料不全的，應當及時向有關單位和人員追償，確保人事檔案的真實、完整。
3.營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位人員應收集畢業證原件；外籍財務人員還需收集原資格證書和職稱證書；營銷人員和非總部財務人員都要收集擔保文件。
4.領取員工相關證件時，應向對方出具收據(壹式兩份)，壹份給對方，另壹份放在檔案袋(箱)內備查。
5.人事資料收集歸檔後，人事管理專員應在檔案袋(盒)上詳細填寫員工姓名和檔案清單，按檔案分類目錄順序排列，各類材料按形成時間順序分類裝訂，並註明檔案收集歸檔負責人姓名。
6.案件管理員應嚴格分類保管檔案。
該文件包含以下內容:
1.員工考核、任免、獎懲、教育培訓、工資調整、崗位變動等人事信息；
2、員工調動、晉升、降職、辭退等人事變動。