內部審核在{\\ F2 }} l }認證質量管理體系審核中也稱為第壹方審核,是企業對自身產品、過程和質量管理體系的審核。通過合理完善的內部審核,可以判斷企業的質量管理體系是否符合ISO9001,在外部審核前及時發現和糾正不合格項,從而促進內部質量管理的改進和內部質量管理體系的完善和維護。此外,對於已經通過ISO9001質量管理體系認證的企業來說,內審的目的是通過發現問題來持續推動和實現質量體系持續改進的重要手段,因此內審工作必須嚴謹、務實、富有成效。
通過幾年的內部審計實踐,我覺得要做好內部審計人員,應該具備以下人員。
1為內審做準備。
內部審核準備包括成立內部審核小組,準備和安排審核計劃,準備工作文件。內審組成立後,雖然規定內審計劃由內審組長制定,但由於內審範圍、活動、內容、時間、內審員分組、審核依據等內容多且復雜,在初次內審時,所有內審員都應參與制定,這壹點要特別註意。要認真準備內部審計的工作文件,包括審計依據和審計目的,並充分考慮現場檢查與標準條款進行比較的需要,編制現場審計檢查表。編制現場檢查表對於內部審計師來說是壹個非常重要的學習過程。對照格式條款確定檢查內容、檢查依據和抽樣方法,是內部審計人員加深對格式條款內容理解的重要途徑。
內部審計人員應適當分配。在委派內部審計員時,應考慮內部審計員的部門和人員能力的不同水平,使內部審計員獨立於被審計的工作,保證內部審計質量。
內審前要熟悉審核對象。內審前,內審員應充分了解和熟悉被審核對象,結合工作實際對標準進行解釋,再次加深內審員對標準的全面理解和掌握,從而合理準確地判斷不合格項,判斷依據盡可能充分,判斷結論盡可能準確,切實履行內審員職責。
2 .做好現場審核工作
這是整個內部審計工作的關鍵環節和重要界面,是整個內部審計工作的核心部分。現場審核獲得的客觀證據和相關信息將是評價質量保證體系有效性和充分性的重要依據。在現場審計中,內部審計人員應嚴格、公平、公正,確保內部審計質量。內部審計人員不僅要有強烈的責任感,還要正確掌握和運用審計技能和策略。只有公平、公正、客觀地對待問題,才能得到被審核方的認可。對待壹般的領導和同事,審計的標準口徑和嚴格尺度要壹致,不能厚此薄彼,講究方式方法,緊張有序。現場審計主要集中在兩個方面:壹是收集客觀證據,根據不同職能部門的主要問題進行審計,針對審計的薄弱環節,突出重點和深度;二是分析客觀證據。因此,審計必須把握起點,選擇審計路徑,運用審計方法,充分發揮職業判斷專長。
在審核路徑的選擇上,內部審核人員可以根據檢查表的設計要求、被審核部門的特點、組織結構等實際情況合理安排審核路徑。在審計方法的選擇上,壹般采用抽樣調查。因此,審計應盡可能采取有代表性的樣本,同時應取得被審計部門的密切配合,以使審計結論客觀公正。現場調查壹般包括?聽,看,問,檢查?四個環節。?聽著。主要是聽被審部門相關人員的介紹,聽的時候要有耐心,掌握打斷的方式和時間;?看到了嗎?主要查閱受審部門的相關資料,包括文件和記錄;?問?主要是聽簡報時提問,詢問情況,掌握現狀;?檢查?主要是做壹個有理有據的論證,我們會對收集到的信息和問題進行聽、看、問,采取追根溯源的方法,去現場核實,壹查到底,由點及面了解全貌。在現場調查中,內審員會面對復雜的人和事,會遇到各種突發情況。內審員應充分發揮自己的優勢,充分利用專業判斷,尤其是對不符合項的定義。除了深刻理解標準的要求,他還應該掌握壹些技巧並加以執行?以事實為依據,以標準為準繩?判斷的概念。對發現的不合格事實,應由被審核部門負責人確認,內部審核小組充分討論,盡可能統壹意見,確定不合格。
在現場審核過程中,審核員最容易忽視的壹個問題就是對所見證據的記錄缺乏了解,尤其是對於很多第壹次參與審核的人來說。他們認為被審計對象哪裏做得好,就不需要記錄證據,直接記錄就行了?達到或符合標準要求?;有缺陷的部分被記錄了嗎?不符合或達不到標準要求?。壹個合格的內審員應該對所有的證據進行選擇性的記錄,讓看檢查表的人壹眼就能從檢查表中看出符合和不符合的證據,這樣不符合報告才有依據,有重點,有說服力。另外,不符合報告應遵循避重就輕的原則,壹些次要問題可以口頭向被審核對象提出。
3開三?開會?
這是指首次會議、內部審核會議和最終會議。這三次會議對於內審組與被審核部門的溝通交流、審核信息的及時反饋和審核過程的控制起到了非常重要的作用。因此,內審組成員應對每次會議的要點、會議要通過的主要事項和要討論的主要議題有清楚的了解,並做好充分的準備。特別是內審組會議是內審組在現場審核後召開的內部會議,必須是?詳細實用?主要議題是總結、分析和協調審核結果,審核不符合報告,評價質量體系運行的有效性和充分性,並為最後壹次會議做準備。由於壹般內審組會議與上次會議間隔時間短,要求內審員在短時間內總結審核結果,簡要提出存在的問題,總結不符合項。
4寫好內部審計報告
審計報告是整個審計工作的外在體現,是在對客觀證據和審計記錄進行認真統計、分析、歸納和評價的基礎上形成的審計總結。內審組長對審核報告的編制、準確性和完整性負責,審核報告應簡明扼要,提供足夠的信息,使閱讀報告的人對審核有全面的了解。所以寫審計報告,不僅要掌握足夠的客觀證據和審計發現,更要透過現象看本質,透過局部看全局,用典型的事實和數據說話。不符合項的糾正和預防措施不僅要具有可操作性、可控性和可評價性,而且要體現預防、系統、發展和持續改進的思想。
5內部審計的跟蹤驗證
內審員應對不符合的糾正和預防措施的實施和驗證進行跟蹤檢查,關註糾正措施計劃是否按期完成,所有措施是否得到實施,是否有實施記錄,不符合是否完全關閉。如果現場審核是為了發現問題,那麽驗證的過程就是問題是否得到糾正。審核員要嚴格把關,確保整改的徹底性,達到改進的目的。從而為質量管理體系的正常運行提供及時的監督和指導,為質量體系的實施提供必要的外部保證,促進質量管理體系的改進。
6繼續學習和訓練。
要成為壹名優秀的內部審計人員,不僅要掌握基本的審計技能,還要不斷加強培訓、學習和考核。每次內審結束後,內審組長應組織每位內審員談談內審經驗,取長補短。定期在企業培訓內審員,有經驗的內審員可以在企業講課或聘請專家講課指導;選派優秀的內審人員參加壹些外部培訓,吸收先進的內審技能和經驗,增長知識,提高整個內審團隊的能力水平。
總之,壹個內審人員如果不努力學習專業知識,不及時掌握內審工作的好方法,不了解質量管理的新要求,是不可能很好地完成審計任務的。只有擁有壹支高素質的內部審計人員隊伍,才能通過內部審計真正發現企業存在的問題,從而促進和實現企業質量保證體系的持續改進,提升質量管理體系的層次和水平,才能使企業在市場競爭中具有強大的競爭力。
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