1，描述語言要用最簡潔明了的形式，可以用流程圖、照片、圖表、表格、磁帶等直觀的輔助工具，對工藝要求逐壹進行清晰準確的說明。盡可能使用通俗易懂的表達方式，避免使用過多的術語和專業術語，保持文檔簡潔。
2.特別關註改進初期暴露的問題、實施中的潛在困難等。，並在文件的適當地方發出警告信號，指出如何處理。
3.如果流程太復雜，不容易壹下子確定所有的操作程序文件。可以吸收工藝管理人員、技術人員、操作人員參與討論，反復論證，直到文件能夠細化，能夠準確流暢地執行。還要註意委托相關管理人員及時修改文件。
4.讓以後會用到這些文件的人幫忙起草，會更實用。
把草稿給所有相關人員看，請他們提出建議。
個人執行和組織監督的有機結合對於保持穩定和可預測的過程是必要的。首先，組織和監督要明確獎勵那些嚴格執行規定並努力維持改進過程的人，盡量避免絲毫分心。不通過這種方式獎勵這些好員工，會讓大部分人懈怠下來，認為反正工作好和工作差沒有區別，也就不再堅持對流程的運行進行細致的衡量和細致的監督。
第二是闡明壹個組織的相關規程，並且必須有效地記錄和發布。組織只有對員工進行選拔、培訓、跟蹤和考核，特別是適當的評估和獎勵，才能真正在組織內部建立紀律。如果嚴格的準備不到位，對改進過程的控制就會變得漫無目的。員工想的不會是努力，只是運氣。“壹體化”會議通常是浪費時間。在這些會議上，管理者只會反復勸說員工要更負責任！“多註意細節！”以及“嚴格遵守規章制度！”等等，但這些勸誡並不能代替對員工的系統考核和必要的獎勵。為了避免這種情況，各級管理組織應該明確制定壹套機制來確定每個“過程所有者”應該履行的職責。
“流程負責人”不僅要完成自己應該做的工作，還要明確如何對整個流程負責，保證整個流程始終處於持續改進、實時監督、持續改進之中。
如果每個員工都只從個人角度看問題，他就很難理解為什麽會有這麽多紀律。我們必須花更多的時間和精力在培訓上，讓每個員工都明白監督、控制和改進的原因和好處。如果所有員工都不能理解這壹點，收集數據、制作圖表就會被大多數人視為“不必要的工作”。很多員工只是不願意執行，這種情況應該得到改善，這也是為什麽組織要為員工提供技術培訓，讓員工真正理解使用相關流程管理工具的必要性。
有制度，有自覺執行的企業文化，制度才能執行。