修辭是說話技巧的運用。它盡最大努力通過各種手段和風格來調度詞語，以提高表達效果。公函是壹種具有特殊風格的文章，是壹種使用言語的形式。所以，公函講究修辭是毋庸置疑的。認為只有文學創作講究修辭，公函寫作與修辭關系不大的觀點，往往是錯誤的。因為，單獨豐富和註重各種改變言語的手段，是不可能寫出高質量的公函的。只是公函寫作講究應用的清晰簡潔，對修辭的要求更為嚴厲和超常。
公函修辭的基本原則
陳望道在《修辭學發凡》中指出:“修辭的第壹義是符合主題情境。”所謂主題，是指思想內容。所謂情境，是指文體、對象、時間、稱呼等言語表達方式。也就是說，修辭的運用壹方面必須非常恰當地表達內容，另壹方面必須有助於提高表達效果。所有修辭格的形成都符合主題情境不堪入目的結論，所有修辭格的運用也必然受到主題情境的支配和制約。這是修辭學的壹般原理。因此，修辭風格本身並無爭論，關鍵在於它的運用是否遵循了“合主題、合情境”的總原則
公函寫作也是寫作的壹種。因此，這種修辭應用的壹般原則也適用於公函寫作。同時，公函寫作是壹種奇特的寫作風格，修辭手法的運用必然受到公函性質、沈浸感和文體精神的限制。因此，公函修辭的原則是符合公函的主題和情境。符合公函的主題，就是公函的思想內容壹定要表達得當。適應公函的情況，就是要提高公函的表達效果，也就是實用效果。因此，公函的修辭原則可以簡單地概括為:符合公函內容的表達，有助於實用效用的展示。
公函修辭的主要特征
我們知道，公函是管理政務的工具，是各級各類機關常用的。公函的內容具有政治性、指導性和限制性。公函的表達效果不美觀，有利於內容的落實，即適用。公函的文體蘊含著清晰、簡潔、通俗、規範、審慎的精神。所以決定了公函的修辭要求準確、光鮮，拒絕歧義；要求精辟簡潔，拒絕繁瑣堆砌；要求簡單樸素，拒絕困難和矯情；要求謹慎嚴謹，拒絕輕浮浪漫。其具體含義是以下特征:
(壹)否定修辭手法的普遍運用
修辭有兩種基本手段，即積極修辭和消極修辭。積極修辭是壹種固定的修辭名稱，簡稱修辭格。例如，比較、轉喻、析取、對偶、對比、襯托、平行、分層、重復、反問、反問句、雙關、對聯、仿擬、真實、呼應和諷刺。積極修辭運用各種隱含的言語技巧，主動適應主題和情境，使言語的表達顯得生動、光鮮、活躍。給人壹種激情的震撼，壹種心靈的體驗。積極修辭的各種修辭手法在文藝文體中被廣泛運用，為大師們所熟悉。
消極修辭與積極修辭相對應，是壹種從更深更廣的層面說話的修辭方式。它把整篇文章的寫作過程看作是壹個連續的否定修辭過程，收集和選擇恰當的詞語，即提煉詞語，采用恰當的表達方式，放置最合理的結構，即結構，直到標點符號的調整等。，無壹例外都是作為否定修辭手段的實際應用。他們配合並遵循具體、完整、準確、簡潔、易懂的話題情境改編。因此，消極修辭應該是公函修辭的首要面貌。
否定修辭在公函中的應用主要體現在以下幾個方面:
1.文字精彩，篇幅短小。公函最基本的要求就是表達清楚，語氣傲慢。所以我們惜墨如金，盡量刪除無關的字、句、段，不使用文學作品的描寫、抒情等手法，不亂用形容詞潤色文字，不小題大做，不呈現形式主義的廢話和修辭，以求簡潔、明了。
2.用詞準確。努力選擇最恰當最能表達原意的詞語。同義詞要反復推敲，區分意思上的細微差別，達到沒有更合適的詞來代替的程度。
3.選擇正確和適當的句型。句子構成要合乎語法，避免“他告訴他，他和他關系很好”這類令人費解的句子。盡量使用短句、簡單句和常用句型。
4.放置合理的結構。內容的表達，粗鄙下流的概念，段落與組織之間的生長，要有遞進和邏輯，開頭和結尾要遙相呼應，過渡和轉折要自然緊湊。
5.正確使用標點符號。豐富和發展標點符號的修辭功能，幫助句子更準確、更令人滿意地表達意思。
(B)積極修辭的使用有限
由於積極修辭更註重形象、具體和心靈感應，具有強烈的激情和含蓄委婉的特點，所以公函對積極修辭的使用有苛刻的選擇和適當的限制。這是公函話題情境的嚴肅性和適用性的選擇。雖然積極修辭更適合文學作品的創作，在公函中的使用也有限，但它仍然是公函寫作中不可或缺的修辭手段。只要遵循“合主題、合情境”的原則，就會有非常好的效果。這方面的例子很多。
通過“收發室”這壹過程的聯想，人們會理解理論脫離實際的現象。“收發室”這個詞用得很好，很好，因為它不僅符合主題，而且適合情況。即既符合公函內容的闡述，又提高了言語表達的現實效果，有助於在實際工作中落實。壹般來說，公函不強調形象和感染力。經常使用否定修辭，但言語與思想糾纏在壹起，思想的表達存在矛盾，並不總能如預期那樣統壹方式。文字的實際運用讓我們意識到，抽象的東西並不容易理解，解釋起來需要很大的力氣，但並不像形象那麽容易理解。或者壹個管理者表達傲慢要用很多詞，而另壹個比如簡潔。因此，寫公函時經常使用積極的修辭。然而，這種應用是選擇性的和有限的。
所謂選擇，就是只使用那些符合公函內容，對申請有幫助的說辭。例如並行、級聯等。而像相聲、反襯、陪襯、雙關、對聯、戲仿等比較具有浪漫、含蓄欣賞技巧的詞語，在公函中壹般不用或少用，因為這些修辭手法的使用容易產生歧義和曲解。
所謂驅制，就是公函中正面修辭的使用要謹慎，沒有很大的必要隨便用，也要避免多次連續使用。比如“我們帶著無比感動、敬佩、激動、孤獨的神情，在這裏舉行壹次空前盛大、激烈、熱鬧、繁華、美麗的大會，接待從血戰前線凱旋的最親密、最可愛、最關心、最奉獻的同誌……”。在餐廳的壹段話中，連續使用了三個平行句。美全是矯情和虛偽，其實沒必要。不僅妨礙了公函內容的表達，還會產生負面影響，有礙觀瞻。公函寫作沒有選擇，無限制地使用積極的修辭手段，勢必與“主題與情境相適應”的原則背道而馳。
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