1.使用統壹的文具，最好有公司的商標，主要產品的圖片類別等。做壹個很方便，網絡下載的文具不適合商務使用。
2.格式正確統壹，郵件主題合理，拼寫正確。發送給客戶的所有電子郵件應采用統壹的格式:
(1)郵件主題最好是公司名稱，比如公司名稱是出口，行業是塑料。這封郵件的內容是給壹個產品報價，所以主題可以寫成出口塑料/a項報價，這樣有個好處，可以方便客戶和妳自己以後給客戶找資料。對於郵件很多的客戶，剛開始的時候，我經常會花很多時間去搜索以前的報價等資料，但是現在通過主題就可以很方便的知道郵件的大致內容是什麽，節省了很多時間。
(2)郵件正文兩端對齊:對於段落較多的郵件，郵件正文兩端對齊會比較整齊。
(3)第壹封郵件最好寫XXX先生或女士，職位是銷售經理等。不管妳是不是經理，寫不寫都無所謂。地位高的客戶會覺得認真對待他就好。
(4)簽名有公司logo和詳細聯系方式。
3.排版比較工整，郵件的字體和字號(10-12號更好)會用OE設置，暫時不用大字小字；不要花花綠綠，尤其不要在文章中通篇用大寫字母，這樣會增加閱讀難度，讓人反感。除非是對於壹些需要客戶特別註意的地方，可以用大寫、加粗、特別的顏色來突出。
4.拼寫正確。在發送每封電子郵件之前，您應該使用拼寫檢查來檢查是否拼寫正確。
5.準確表達我們的觀點，不要讓客戶有任何歧義，盡量避免含糊不清的詞語或短語，盡量避免使用俚語。
6.詳細，能夠給客戶提供非常詳細的信息，回答他的問題，問他沒有問的問題。有時候妳問的問題會讓客戶覺得妳很細心，很可靠，很專業。當然，詳細並不意味著把所有東西都放在托盤上。妳應該學會在適當的時候談論適當的事情。
7.有條理可以讓客戶清楚地理解郵件的內容，先說壹件事再說另壹件事。把它們混在壹起會讓人頭暈。很多時候，用1，2，3，4等標記妳想說的話會很有用。，讓客戶確切地知道妳想說什麽或問什麽。
8.方法很多，比如畫圖說明，照片說明。很多時候，很多東西很難用語言說清楚，但是給個圖或者照片，就壹目了然了。比如妳說妳得風有多好，說有什麽用，不就是用壹個PP理解的嗎？
9.及時，當天回復同壹封郵件。收到郵件後，妳應該立即整理出妳無法解決的技術問題，並及時提供給技術部門或供應商，要求他們在什麽時候給予詳細的答復。養成壹個好習慣。早上收到郵件後，把妳需要問技術人員或者供應商的事情整理出來，把問題交給他們，然後回復妳可以回復的郵件。如果當天不能回復，給客戶壹個解釋為什麽不能回復，並承諾壹個明確的時間。
10.及時跟進。壹般客戶同時問很多供應商，所以提醒他妳心裏有他，讓他知道妳在等。比如公司有什麽技術改進或者新產品開發，可以發給很多客戶，或許機會就在那裏。
11.學會維護與客戶的關系。這是最難的壹點，也是最重要的壹點，需要妳自己去理解。對人坦誠，不欺騙，基本。適當的贊美也是有用的。
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