1)審核無誤。即在核對原始憑證的基礎上,填制記賬憑證,這是內部牽制制度的重要環節。
(2)內容完整。也就是說,會計憑證應該包括的內容都要完整,不能遺漏。另外,還要註意記賬憑證的日期,壹般是記賬憑證編制的當天日期。根據權責發生制原則計算收入、分配費用、結轉成本、收益、計算利潤等調整分錄和關閉分錄的會計憑證,即使要到下月才編制,也要在月末填制,以便正確登記在當月的有關賬簿上。
(3)分類正確。即根據經濟業務的內容,正確區分不同類型的原始憑證,正確使用會計科目編制相應的會計憑證。會計憑證可以按每張原始憑證填制,也可以按幾張相似的原始憑證匯總填制,也可以按原始憑證匯總表填制,但內容和類別不同的原始憑證不能匯總填制在壹張會計憑證中。
(4)連續編號。即會計憑證要連續編號。這有助於區分會計事項的先後順序,便於會計憑證與會計賬簿的核對,保證會計憑證的完整性。
會計憑證填制的具體要求
1.會計憑證除結帳和更正錯誤外,還必須附有原始憑證,並註明所附原始憑證的編號。附原始憑證數量的計算壹般以原始憑證的自然數為基礎。會計憑證中與經濟業務記錄有關的各項證據,應當作為原始憑證的附件。會計憑證附有原始憑證匯總表的,所附原始憑證及原始憑證匯總表的編號應計入附件編號。但是報銷差旅費用的零散票據可以粘貼在壹張紙上作為原始憑證。如果壹張原始憑證涉及多張會計憑證,可以將原始憑證附在壹張主會計憑證上,在其他會計憑證上註明主會計憑證的編號,或者附壹張原始憑證的復印件。
2.原始憑證所列費用需要兩個以上單位分攤時,保留原始憑證的單位應當將原始憑證出具給其他應當承擔的單位。原始憑證拆分單必須有原始憑證的基本內容,包括憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或填制憑證人員名稱、經辦人員簽名或蓋章、收制憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價、金額和費用分攤等。
3.會計憑證的編號方式有很多種,可以按照現金收付、銀行存款收付和轉賬業務三大類進行編號,也可以按照現金收入、現金支出、銀行存款收入、銀行存款支出和轉賬業務五大類進行編號,也可以根據具體內容將轉賬業務分為若幹類。各單位應根據其業務的復雜程度、人員數量和分工情況,選擇簡單、嚴格、便於記賬、審計、內部審計的編號方式。無論采用哪種編號方式,都要按月順序編號,即每月從1開始,到月底為止。如果壹筆經濟業務需要填制兩張或多張會計憑證,可以采用分數編號法進行編號。例如,如果需要在會計分錄號中填寫三張會計憑證。1,可以編成numbersNo。1(1/3),1 (2/3)%,1(3/3)。
4.記賬憑證填制有誤的,應當重新填制。如果發現本年度已登記的會計憑證有錯誤,可以通過紅字沖銷法進行更正。如果會計科目應用沒有錯誤,但是金額錯誤,也可以根據正確數字和錯誤數字的差額,再補壹張調整會計憑證。當發現以前年度的會計憑證有錯誤時,應以藍色填制更正後的會計憑證。
5 .實行會計電算化的單位,會計憑證的機制應符合會計憑證的壹般要求,並應認真審核,保證會計科目的正確使用和數字的準確。印制的機構會計憑證應加蓋編制人、審核人、記賬人和會計主管人員的印章或簽名,以明確責任。
6.經濟業務事項記賬憑證填制完畢後,如有空行,應在金額欄中從最後壹個金額數字下的空行至總數上的空行進行核銷。
7.正確進行會計分錄,確保貸款余額。必須正確使用會計日,按照國家統壹的會計制度的規定和經濟業務的內容編制會計分錄。會計憑證的借貸金額必須相等,總數必須計算正確。
8.摘要應與原始憑證相壹致,正確反映經濟業務的主要內容,並做到簡明扼要。讀者應能通過摘要了解經濟業務的性質和特點,判斷會計分錄是否正確,壹般不必翻閱原始憑證或詢問有關人員。
9.現金與銀行存款之間只涉及收入或支付的經濟業務,應以支付業務為主,只填制支付憑證,不填制收款憑證,避免重復。