會計是壹個信息系統，它可以是手工會計信息系統Hand Accounting Information System （簡稱HAIS），也可以是以計算機為工具的計算機會計信息系統Computer Accounting Information System （簡稱CAIS）。CAIS是壹個信息管理系統（簡稱MIS），是采用計算機對會計數據進行采集、加工、存貯、傳輸並輸出大量有用信息的系統。用CAIS取代HAIS，不僅是會計工作手段的提高，而且是會計管理工作的改進和現代化。本文擬就兩者的聯系和差異作壹比較，並闡述比較的現實意義。
壹、CAIS與HAIS的聯系
1、系統目標壹致。兩者都對企業的經濟業務進行記錄和核算，最終目標都是為了加強經營管理，提供會計信息，參與經營決策，提高企業經濟效益。
2、采用的基本會計理論與方法壹致。兩系統都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記帳原理。
3、都要遵守會計和財務制度，以及國家的各項財經法紀，嚴格貫徹執行會計法規，從措施、技術、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。
4、系統的基本功能相同。任何壹個信息要達到系統目標，都應具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。
5、都要保存會計檔案。作為會計信息系統的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。
6、編制會計報表的要求相同。兩系統都要編制會計報表，並且都必須按國家要求編制企業外部報表。
二、CAIS與HAIS的差異比較
1、系統初始化設置工作有差異。HAIS的初始化工作包括建立會計科目，開設總帳，登錄余額等；CAIS的初始化設置工作則較為復雜，且帶有壹定的難度，其內容主要有會計系統的安裝，帳套的設置，網絡用戶的權限設置，操作員及權限的設置，軟件運行環境的設置，科目級別與位長的設置，會計科目及其代碼的建立，最明細科目初始余額的輸入，憑證類型設置，自動轉帳分錄定義，會計報表名稱、格式、數據來源公式的定義等。
2、平行登帳上存在差異。在HAIS登帳時，總帳由壹名會計人員根據審核無誤的記帳憑證，或科目匯總表，或匯總記帳憑證進行登錄，明細帳由另壹名會計也根據原始憑證或記帳憑證進行平行登錄，月末校驗兩者是否相等。由於兩名會計在登錄時有可能發生錯誤，因此平行登帳可以檢查錯誤。但是在CAIS中，總帳與明細帳的數據均來源於原始憑證或記帳憑證，計算機按照登錄總帳和明細帳的程序命令，將數據從記帳憑證數據庫中轉移到總帳數據庫和明細帳數據庫，而計算機的內部運算是不可能發生數據運算錯誤的，所以在CAIS中總帳金額恒等於明細帳金額。因此，平行登帳的校驗功能在CAIS中已失去了其原先的作用。
3、科目的設置和使用上存在差異。在HAIS中，由於手工核算的限制，將帳戶分設為總帳和明細帳，明細帳大多僅設到三級帳戶，此外，再開設輔助帳戶以滿足管理核算上的需要；科目的設置和使用壹般都僅為中文科目。而在CAIS中，計算機可以處理各種復雜的工作，科目的級數和位長設置因不同的軟件而異，有的財務軟件將科目的級崐數可設置到6級以上，完全滿足了會計明細核算方面的需要；科目的設置上除設置中文科目外，仍應設置與中文科目壹壹對應的科目代碼，使用科目時，計算機只要求用戶輸入某壹科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，壹般都將中文科目和與之對應的科目代崐碼同時顯示。
4、帳務處理程序上存在差異。HAIS根據企業的生產規模、經營方式和管理形式的不同，采用不同的會計核算形式，常用的帳務處理程序有記帳憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記帳憑證核算形式、日記帳核算形式等，對業務數據采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法，通過多人員、多環節進行內部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續，以減少舞弊和差錯。而在CAIS中，壹般要根據文件的設置來確定，常用的是日記帳文件核算形式和憑證文件核算形式，在壹個計算機會計系統中，通常只采用其中壹種核算形式，對數據進行集中收集、統壹處理、數據***享的操作方法。
5、日記帳和明細帳功用有所差異。在HAIS，通常僅對現金和銀行存款設置日記帳，目的是為了序時記錄貨幣資金的發生情況，做到與貨幣資金日清月結、錢帳兩清。憑證信息是分散的，不便於查詢，明細帳僅是為了方便查詢憑證而設置的，根據憑證信息按科目重新登錄在明細帳上，耗時且易錯。而在CAIS中，雖然任何科目都可有日記崐帳和明細帳，但所有日記帳和明細帳上的數據均來源於記帳憑證，由於采用了計算機這壹高效能的工具，在帳務軟件中對記帳憑證提供了多種查詢條件，如日期、憑證號、科目代碼、摘要、單位名稱、單據號、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數量、余額等等，查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種，可查詢到企業的所有業務信息，由此看來，明細帳在CAIS中意義已不再重要，可以取消，根據財政部文件規定，明細帳可以壹年輸出壹次，僅是為了存檔的需要。
6、帳簿格式存在差異。在HAIS中，帳簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，並且對現金日記帳、銀行存款日記帳和總帳必須采用訂本式帳簿。而在計算機會計系統中，由於受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式帳簿，因此根據《會計電算化工作規範》規定，所有的帳頁均可按活頁式打印後裝訂成冊；總帳帳頁的格式有傳統三欄借貸式總帳和科目匯總式總帳，後者可代替前者；明細帳的格式可有三欄式、多欄式和數量金額式等。
7、簿記規則上存有差異。HAIS中帳簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正；帳頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在CAIS中，可以不存在紙質帳簿，壹切數據均以文件形式存在機器內部，登帳只是壹個沿用的舊名詞，而且文件也並不壹定按日記帳、總帳、明細帳分別設置，有些系統甚至只設置壹個憑證文件，根本就不崐存在機內日記帳、總帳和明細帳，各種財務信息可直接從憑證文件中崐導出，劃線更正法或紅字更正法根本就不存在，代之以的是負號更正法。實際上只要憑證輸入正確，機器處理是準確無誤的，即使由於憑證數據有錯或變更，導致機內帳的結果有錯，也不能直接進行修改而只能通過記帳憑證去更正。
8、會計</A>報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業</A>會計核算中壹項重要的事項，在HAIS中，報表的編制是最復雜的壹項工作，報表編制人應了解各種報表的結構，報表中各個數據的來源渠道，若數據來自帳上的，還應弄清是發生額還是余額，通過何種運算關系取得；若數據來自本報表或外報表中某項目的，應懂得其各種運算關系；同時還應明確各種報表之間的勾稽關系及數據的對應關系，這樣才能開始編制報表。而在CAIS中，各種報表的註冊、結構描述、格式定義、數據的取數公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數設置等工作，則作為報表子系統初始化設置的內容</A>，在正式編制報表前可預先設置好，爾後在月末編制報表時，操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統提供的報表生成命令鍵，系統即自動根據數據的取數公式取得數據，在短則幾秒，長則十幾分鐘的時間內快速生成報表，並且能自動較驗報表數據的各種內在關系，此外，還能使不同帳套、或上下級公司之間的同名報表即時合並。
9、在能否使會計發展</A>為管理型方面存在根本性的區別。在HAIS中，由於手工會計核算的復雜性，使會計人員耗時耗力，窮於應付手工的記帳、算帳、結帳、報帳，使企業會計停留在會計核算上，對會計向管理型發展受到了很大的約束。而實行CAIS後，在手工會計中紛繁復雜的會計核算工作已由計算</A>機高效而精確地完成，使企業會計向崐管理型發展，目前</A>，我國已出現面向市場、中國</A>模式、價值化、系統化、電腦化、基於現代</A>企業制度、國際化以及普遍化管理的新管理時代</A>的財務及企業管理軟件體系UFERP.電算化會計可以發展為以會計核心的信息管理系統，可以形成會計分析</A>預測系統、會計決策支持系統和會計專家系統，使會計的職能得以轉變和發展。
10、人員、組織體系、內部控制方式、運算工具和信息存貯介質上存在差異。HAIS中，人員均為會計專業人員；組織體系按會計事務的需要，分為不同的專業組，通過帳證相符、帳帳相符和帳實相符等內部控制來保證數據的正確；運算工具主要采用算盤和計算器；信息存貯介質以紙質材料為載體，占用空間大，查詢煩瑣。而CAIS中，人員除會計專業人員外，還有計算機軟、硬件技術人員和操作人員；組織體系按系統的需要可劃分為電算主管、軟件操作、審核記帳、系統維護、電算審查和數據分析等專業組；內部控制擴大到對人員、計算機設備、數據和程序等各個方面，而且其要求將更為嚴密；運算工具采用計算機；信息存貯介質采用磁性介質材料（壹般用磁盤），占用空間小，查詢檢索方便。
三、CAIS與HAIS比較的現實意義
通過上述比較可以看出，CAIS與HAIS之間有著許多***同之處，也存在許多明顯的差異。這些差異，使得我們在建立CAIS過程中，應註意做好如下幾方面工作：
1、註重系統的初始化設置工作。當評價壹個CAIS的優劣，可根據系統處理的最終結果，即帳簿數據和會計報表數據的是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當財務軟件本身的程序及控制正常可靠的情況下，數據輸出結果的正確與否則直接與系統的初始化設置有關，為此，在系統初始設置時，應根據本企業會計核算的需要，正確設置會計科目的級數和位長，建立標準的會計科目代碼體系；認真整理和錄入最明細科目的年初余額和本年累計發生額；慎重設置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據會計工作的分工和內部控制的要求，合理開放每位操作員的權限；正確設置企業的憑證類型、記帳方法</A>、核銷方法、外匯匯率的記帳方法、自動轉帳分錄、非法對應科目和各種外部設備類型等參數。
2、科目代碼設置應力求精確和完整。實行會計電算化後，科目代碼是CAIS中最重要的壹種代碼，處於核心地位，系統內部涉及會計科目的處理幾乎都以科目代碼為依據，系統的運行都是根據科目代碼而進行的，為此，合理設置科目及代碼是至關重要的。由於計算機處理的高速度和準確性，我們可以將會計科目劃分到足夠精細，特別應根據報表數據取數的需要，應將科目的級數和位長設置得恰如其份，以獲得更加詳細的會計核算資料。但應避免將科目代碼的級數和位長設置得過多過長，這既不利於記憶和使用，又浪費存儲空間，應根據整個科目體系來確定。例如，如果只是個別科目需要劃分的級數較多，可不防采用別的方法來解決，而不因為照顧個別科目而將整個科目體系的級數增加，但是，如果同級科目的明細較多，則又不防通過適當增加級數來解決。系統運行後，科目的修改或刪除是壹項非常困難的工作，因此，應該在初始化時周密考慮，把科目代碼設置完整，壹般不要在年度中間進行修改。
3、要正確地修改憑證帶來的差錯。在CAIS中，因為經審核過的記帳憑證是總帳、明細帳、日記帳、各種輔助帳和報表數據的數據源，如果發現帳簿或報表數據有差錯，則可判斷必定是記帳憑證存在錯誤。修改錯誤憑證可有如下三種情況：壹是憑證未審核時發現有誤，則可由憑證編制員直接修改；二是憑證已審核後發現有誤，則應先由審核崐員取消審核標記，由編制員修改後，再經審核員進行審核；三是登帳後發現憑證有誤，則再不能修改該憑證，應由編制員先編制壹張紅字憑證沖銷錯誤憑證，再編制壹張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證經由審核員審核後，進行登帳，即可達到更正錯誤憑證和帳簿數據崐的目的。
4、正確進行報表系統的初始設置。報表子系統的初始設置是CAIS中最復雜的工作。在商品化的CAIS中，目前大都采用通用報表程序，即系統提供壹種接口，由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數據來源公式等，這樣，當報表格式或數據來源改變時，只需修改原先的定義，而不必修改系統內部的程序，從而適應了各種崐不同用戶的要求。初始設置時，要求設置人員充分理解報表的編制原理及公式表達式的設置規則，特別應推敲每壹項數據的取數公式，因為在眾多公式中某壹個符號的差錯都將導致報表數據的錯誤。如發現報表數據有誤，應首先查出導致報表最終結果錯誤的出錯數據項，並檢查其數據取數公式是否有誤，如有誤，則予以改正，如無誤，則可判斷是帳簿或憑證數據有誤，根據該項錯誤的數據項公式可推斷帳簿或憑證的錯誤之處，比照上述更改錯誤憑證的方法給予改正，而後重新生成報表。
5、註重CAIS的維護與安全。基於CAIS的特點，應對其進行經常性的維護，且維護工作應伴隨整個運行階段的始終，直至系統過時或報廢。維護的內容有硬件設備、財務軟件、數據文件和各種編碼維護，以上幾種維護工作，除了硬件維護外，都有可能涉及到軟件的維護，可見軟件維護是系統維護中最重要也是最艱難的工作。軟件維護可分崐為：為修正運行中發現程序錯誤的正確性維護、當軟件的外界運行環境發生變化時的適應性維護以及因系統擴充功能或改善性能而對軟件進行修改的完善性維護三種類型。同時，應保護系統的安全，可通過建立會計組織體系的內部控制制度、系統和操作員口令的定期修改與保密、數據的定期備份與保存、增強程序自身的自我保護能力等措施來實現。