當采購員張明出差結束，報銷2500元差旅費並退回剩余款項500元時，其會計分錄的處理如下：
首先，張明出差借款時，會計記錄為：
借：其他應收款-張明3000
貸：庫存現金3000
這表示公司預支了3000元給張明用於出差。
報銷時，張明將發生的費用進行歸集：
借：管理費用-差旅費2500
庫存現金500
貸：其他應收款-張明3000
這裏的2500元是報銷的差旅費，500元是退回的多余款項。管理費用賬戶用來記錄公司對張明出差產生的間接成本。
差旅費核算主要包括購買交通票據、住宿、夥食補助等與工作相關的支出。單位通常會根據規定，可能只報銷夥食費的壹部分，或是與補助互斥。另外，外地餐券是否計入差旅費需根據稅法規定，這裏並未詳細說明。
報銷流程包括員工提交報銷單和相關票據，經過直屬上級、分管副院長和財務人員的審核，確保費用的真實性、合理性。同時，員工需按照財務規定提供詳細單據，比如機票、住宿發票等，並註意壹些報銷規則，如不報銷非必要的費用，以及明確出差補助天數的計算方法。
以上就是張明出差報銷的會計處理以及相關註意事項。