公司檔案工作實行統壹領導、分級管理；按照“誰主管、誰負責”、“誰形成、誰整理”的原則開展檔案管理工作。任何個人不得將公司檔案據為己有或拒絕歸檔。檔案收集工作在整個檔案管理中處於壹種特殊地位，通過檔案的收集公司各部門各項工作和活動中產生和形成的各種門類和載體的檔案分別向檔案部門集中由檔案部門負責統壹管理。負責本部門應歸檔文件材料的收集、整理，確保真實準確、齊全完整、系統規範；並按規定向本單位檔案部門歸檔移交。為單位科學地管理和有效地利用檔案信息資源提供了物質基礎。
二、科學立卷、做好整理
公司應對各類檔案統壹管理，實行部門整理（立卷），並建立全宗卷。文件材料應按時歸檔，重大建設項目、重大投融資項目、重要科研項目等檔案管理工作應與項目同步開展。黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務（非會計專業）、審計、人事勞資管理中形成的管理類文件材料應在辦理完畢後次年第1季度歸檔，第2季度歸檔完畢。以“案卷”為單位整理，按照文件材料在形成和處理過程中的相互聯系，科學組卷，通過對公司和部門檔案全宗進行劃分對檔案實體進行分類、編號和排架。通過檔案整理實現檔案材料管理的有序化。
三、定期檢查、做好保管
定期檢查檔案情況，發現檔案破損或字跡變化，及時修補復制，確保檔案的安全完整，定期開展檔案數據管理和館庫設施巡查，確保館藏檔案的安全保管和設施設備的良好運轉；檔案庫房應保持幹凈、整潔，並具備防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防汙染（“八防”）等防護功能。
檔案庫房應配備“八防”、空氣凈化、火災自動報警、自動滅火、溫濕度控制、視頻監控等設施設備，並對運轉情況進行定期檢查、記錄，及時排除隱患。通過嚴格的檔案管理和采取相關的保護技術保護檔案的完整與安全防止或減少檔案的損壞延長檔案的壽命維護單位的自身秘密，確保單位信息安全。
四、提高檔案人員的管理意識和專業素質
從業人員具有較高的管理素質則有利於檔案安全管理工作的有效落實。從管理者層面上講，可以說，管理者對檔案管理的認識和態度對檔案管理工作有極大的影響：思想上，企業的管理者應高度重視檔案管理，認識到檔案管理工作是企業管理工作的重要組成內容，規範的檔案管理能提高企業的經濟效益；行動上，應從人力、財力、物力上給予檔案管理全面的支持，為檔案管理人員的工作創造有利的條件；同時，企業管理者要將檔案管理工作納人企業議事日程，制定適合於本企業的檔案管理制度及管理流程，並成立相應的檔案管理工作小組，合理分配職責，從而規範其檔案安全管理工作。