總賬可以根據會計憑證逐筆登記;也可以將壹定期間的會計憑證編制成“匯總會計憑證”或“科目匯總表”(或“會計憑證匯總表”),再相應登記總賬;也可以直接按多欄現金和存款日記賬登記總賬。采用哪種方式登記總賬,取決於企業采用的核算組織形式。細節將在第八章會計的組織形式中介紹。但無論采用哪種方法登記總分類賬,都應每月登記本月發生的所有經濟業務,並在月末結清本期各賬戶的借貸金額和余額,與明細賬總余額核對後,作為編制會計報表的主要依據。
總賬賬戶頁面各欄的登記方法如下:
1.日期欄:以每天逐筆登記總賬的方式,填寫業務發生的具體日期,即記賬憑證的日期;在匯總登記總賬模式下填寫匯總憑證的日期。
2.憑證字號欄:填寫登記總賬的憑證的字號。根據會計憑證登記總賬的,填寫會計憑證的文字和編號;如屬科目匯總表,填寫“惠科”字樣及其編號;根據匯總會計憑證登記總賬的情況下,填寫“往來(銀)匯款”字樣及其編號,“往來(銀)匯款”字樣及其編號,“匯款”字樣及其編號;在以多欄式日記賬為基礎進行總賬登記的情況下,可以填寫日記賬的縮寫,如現金收入日記賬可以縮寫為“現金收入”,現金支出日記賬可以縮寫為“現金支出”,銀行存款多欄式日記賬的縮寫與現金多欄式日記賬相同。
3.匯總欄:所依據憑證的簡要內容。對於根據會計憑證登記總賬的單位,應當與會計憑證中的匯總內容壹致;根據賬戶匯總表登記總賬的單位,應填寫“某月賬戶匯總表”或“某月某日賬戶匯總表”字樣;對於根據匯總會計憑證登記總賬的單位,應填寫每張匯總會計憑證的匯總依據,即以會計憑證數對會計憑證數為依據;按多欄式日記賬登記總賬的公司,應填寫日記賬的明細名稱。
4.對方科目欄:填寫總賬科目對應的總賬科目名稱。
5.借貸金額欄:填寫所依據的憑證中記錄的各總賬科目的借方或貸方金額。
6.借方或借方欄:登記余額的方向。如果余額是借方,寫“借方”二字;如果余額在貸方,寫“貸”字。如果期末余額為零,在“借”或“貸”欄中寫“平”,並在“余額”欄中間打壹個“號”
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“象征。
棋盤總賬主要根據匯總會計憑證填列這兩個對應科目的本期發生額合計。註冊賬戶時,先填資產賬戶,再填負債和所有者權益賬戶。也可以按業務順序填寫賬目。月末結賬時,橫欄應填列資產類科目的余額,豎欄應填列負債和所有者權益類科目的余額。
資產科目余額的計算,從棋盤總分類賬簿來看,就是從橫欄的壹個資產科目中找出其本期期初余額和借方發生額,相加後減去該科目豎欄的貸方發生額,得到的數字就是該科目的期末借方余額。即:
期初借方余額+本期借方金額-本期貸方金額=期末借方余額
負債和所有者權益科目余額的計算,從賬簿棋盤總分類的角度來看,就是從縱欄的某個負債和所有者權益科目中,找出其期初余額和當前貸方金額,相加後,從該科目的橫欄中減去當前借方金額,得到的數字就是該科目的最終貸方余額。即:
期初貸方余額+本期貸方金額-本期借方金額=期末貸方余額